Як зробити та змінити підписи та шифрування листів у Outlook. Вчимося робити гарний підпис у Outlook Outlook не дає створити підпис

Сьогодні ми щодня користуємось тими чи іншими поштовими клієнтами. При надсиланні листа вважається хорошим тоном проставляти свій підпис, але якщо вам необхідно відправляти на день більше 10 листів, проставляти підпис до кожного з них досить довго. На щастя, сучасні поштові клієнти мають можливість прикріплювати підпис автоматично до кожного нового листа та Outlook не став винятком. Як зробити підпис в Аутлуці? Підпис можна налаштувати менше ніж за кілька хвилин для вашого облікового запису в Outlook. Однак, слід враховувати, що налаштування для різних версій Outlook можуть відрізнятися.

Порада: За замовчуванням у багатьох поштових клієнтах підпис для ваших листів можна задати відразу після реєстрації у спливаючому вікні. В Outlook доведеться трохи покопатися в налаштуваннях, на щастя, сучасні версії програми мають дуже просте та зрозуміле керування.

Налаштовуємо підпис у різних версіях Outlook

Для початку налаштуємо підпис у Outlook 2003. Ця версія вже застаріла, але все одно ще використовується деякими користувачами. У верхньому меню переходимо у вкладку «сервіс» та відкриваємо «параметри». У око параметрів шукаємо розділ «повідомлення» і внизу вибираємо «вибір підписів для облікового запису», у списку вибираємо свій обліковий запис. Після вибираємо «Створити» і в вікні, що з'явилося, вводимо ім'я підпису і тиснемо «далі». Тепер можемо ввести текст для підпису і зберегти його. Після збереження натискаємо «Ок» та «Застосувати» у спливаючих вікнах, перезапускаємо програму і тепер до кожного листа прикріплюється підпис.

Тепер розберемося як налаштувати підпис у Outlook 2010. Тут все вже набагато легше, тому що інтерфейс простіший. Входимо у вікно редактора листа, для цього натискаємо "створити". У редакторі шукаємо розділ «підпис» і в меню знову вибираємо «підпис» і потім пункт «змінити підпис». Відкривається текстовий редактор для підписів, де ви вводите текст та ім'я свого підпису, також можна до підпису додавати зображення та гіперпосилання. Натискаємо «Ок» та зберігаємо всі зміни. Тепер підпис автоматично прив'язаний до вашого облікового запису.

У Outlook 2013 створення підпису теж не відрізняється чимось складним. Вибираємо "файл", переходимо в "параметри". У меню параметрів ліворуч шукаємо розділ «пошта» та у розділі пошта знаходимо «підписи» у правій частині. Далі відкривається редактор підпису, ви пишіть та зберігаєте свій підпис.

В Outlook можна створити один або кілька персональних підписів для повідомлень електронної пошти. Підпис може містити текст, малюнки, електронну візитну картку, емблему або навіть зображення рукописного підпису. Можна налаштувати Outlook, щоб підписи до всіх вихідних повідомлень автоматично додаються або створити свій підпис і додати його до повідомлень за обставин.

Створення підпису та налаштування додавання підпису до повідомлень в Outlook

Важливо:Якщо у вас є обліковий запис Microsoft Office 365 і використовувати Outlook і Outlook в Інтернеті або Outlook в Інтернеті для бізнесу, необхідно створити підпис в обох продуктах. Створення та використання підписів електронної пошти в Outlook в Інтернеті читайте у статті Створення та додавання підпису електронної пошти в Outlook.com або Outlook в Інтернеті .

Якщо ви хочете побачити, як це робиться, .

Відкрийте повідомлення електронної пошти.

Виберіть пункт підпис> підписив меню повідомлення.

Залежно від розміру вікна Outlook і під час створення нового повідомлення електронної пошти або відповіді або пересилання повідомленняменю та підписикнопка може бути у двох різних місцях.

В розділі виберіть підпис, щоб змінитивиберіть команду Створитита у діалоговому вікні Новий підписвведіть ім'ядля підпису.

В розділі змінити підписстворіть свій підпис. Можна змінити шрифти, кольори шрифту та розміри, а також вирівнювання тексту. Якщо ви хочете створити більш надійний підписи з маркери, таблиці або кордонів, за допомогою Word форматування тексту, а потім скопіюйте та вставте підпис у поле змінити підпис.

Примітки:

В розділі Вибір підпису за замовчуваннямналаштуйте такі параметри для підпису:

У полі списку, що розкривається облікового запису електронної поштивиберіть обліковий запис електронної пошти буде пов'язаний з підписом. Можна налаштувати різні підписи для кожного облікового запису електронної пошти.

Якщо ви хочете, щоб ваш підпис доданий до всіх нових повідомлень за замовчуванням у списку, що розкривається нові повідомлення, виберіть один із підписів. Якщо потрібно не автоматично додавати підпис до нових повідомлень, виберіть (варіант немає). Це не додати підпис до будь-яких повідомлень, відповідей та пересилаються.

Якщо вам потрібно підпис у повідомленнях відповісти і вперед, у списку, що розкривається відповіді та повідомлення, що пересилаютьсявиберіть один із підписів. В іншому випадку - прийміть параметр за промовчанням (ні).

Виберіть кнопку ОК, щоб зберегти новий підпис і поверніться до повідомлення. Outlook не додати новий підпис у повідомлення, відкриті під час кроку 1, навіть якщо ви вирішили підписи до всіх нових повідомлень. Вам необхідно буде вручну додати підпис до одного повідомлення. Підпис доданий автоматично буде мати всі майбутні повідомлення. Додавання підпису вручну виберіть у меню повідомленняпідписі виберіть підпис, який ви створили.

Додавання логотипу або зображення на підпис

Якщо у вас є логотип компанії або зображення, щоб додати підпис, виконайте наведені нижче дії.

Вставка підпису вручну

Якщо ви не хочете, щоб підпис додавався до нових повідомлень, відповідей і листів, що надсилаються, можна вставляти його вручну.

Щоб при надсиланні листів щоразу не набирати власне ім'я та контактну інформацію про себе, поштові клієнти дозволяють налаштувати автоматичне додавання підпису. Просто створіть шаблон, і він автоматично додаватиметься до всіх листів.

Крім імені та контактного телефону підпис може містити картинку, наприклад, емблему компанії або вашу фотографію, а також гіперпосилання на ваш сайт.

Підпис до листів Outlook 2016

У поштовому клієнті Microsoft Outlook 2016 можна створити підпис безпосередньо в новому листі. Натисніть кнопку «Створити повідомлення» на панелі стрічкового меню і натисніть кнопку «Підпис» у новому вікні на вкладці меню «Повідомлення» (за промовчанням). Тут у списку, що випадає, відображатимуться створювані вами підписи – таким чином звідси можна буде вставляти заготовки, якщо ви не оберете варіант автоматичного додавання підпису до всіх листів. Іноді це зручно, якщо ви маєте кілька варіантів підпису.

Тут же в меню, що випадає, є кнопка «Підписи», за натисканням на яку Outlook відкриває вікно «Підписи та бланки», де створюються, видаляються і редагується шаблони для вставки в листи. Просто натисніть кнопку «Створити» та введіть ім'я нового підпису, натисніть Ок. Після цього поставте курсор у текстове поле області Змінити підпис і наберіть з клавіатури всю необхідну інформацію. Ви можете вибрати шрифт, його колір та розмір, вирівнювання, а використовуючи дві крайні кнопки на панелі інструментів, можна додавати картинки та гіперпосилання.
Інструкція з налаштування електронної адреси у Microsoft Outlook 2016.
Після того, як шаблон готовий, необхідно вибрати за яких умов він автоматично вставлятиметься в листи. Якщо ви використовуєте кілька поштових адрес у поштовому клієнті Outlook, то спочатку зі списку «Обліковий запис електронної пошти» виберіть бажану (можна по черзі задати додавання підпису для кожної адреси), а потім у пунктах «Нові повідомлення» та «Відповідь та пересилання» зі списку, що випадає, оберете створену заготовку на її ім'я. Як варіант, можна додати підпис тільки до нових листів, щоб не захаращувати довгі листування постійними додаваннями контактних даних.

Після натискання кнопки Ок у вікні «Підписи та бланки» новий шаблон підпису буде додаватися до листів відповідно до заданих правил. Крім того, він буде доступний за натисканням на кнопку «Підпис», що буде зручно, якщо ви вибрали автоматичне додавання тільки для нових повідомлень, а для відповідей, якщо це необхідно, можна додати заготовку зі стрічкового меню.

Підпис до листів Gmail

Для використання підпису на поштовому сервісі від Google необхідно зайти в «Налаштування» (попередньо клацнувши на шестірню у правому верхньому кутку) і на першій вкладці «Загальні» спуститися до області «Підпис». Якщо у вас активовано значення «Без підпису», то просто позначте пункт зі своєю електронною поштою (якщо ви використовуєте на одному обліковому записі збір та відправку повідомлень з різних поштових адрес, то в цій області у вас буде список, що випадає, і можна буде задати різний підпис для кожної з адрес).
Безкоштовний онлайн-курс "Зручний Gmail" Серія наочних відео інструкцій помітно спростить та прискорить повсякденну роботу з електронною поштою. Навчившись раз, користуйтесь щодня!
У текстовій області введіть дані у бажаному форматі. Як і в Outlook, тут також можна вставляти картинки та гіперпосилання, проте не можна встановити опцію автоматичної вставки підпису тільки для нових листів. Зате є чекбокс «Додавати цей підпис перед цитованим текстом у повідомленнях у відповідь і видаляти рядок перед ним». Активуйте його, якщо це потрібно.

У цій статті ми покажемо, як автоматично створити підпис користувача у поштовому клієнті Outlook 2010/2013 за допомогою PowerShell на основі даних з Active Directory. Завдяки описаній методиці можна досягти того, що при першому вході в систему і запуску Outlook у будь-якого нового користувача домену за єдиним шаблоном автоматично створюється підпис з його контактними даними, отриманими з Active Directory.

Природно, для того, щоб такий скрипт працював коректно, потрібно, щоб у всіх користувачів AD були вказані актуальні дані. У цьому прикладі в підписі користувача ми будемо використовувати такі атрибути Active Directory:

ПІБ користувача російською мовою (у моєму випадку ці дані зберігаються в атрибуті Description),
посада (атрибут Title)
найменування підприємства (поле Company)
поштовий індекс, місто та адреса (PostalCode, City, StreetAddress)
телефонний номер (OfficePhone)
поштова адреса (Mail)
адреса сайту (Homepage)

Нам потрібно створити 3 файли з шаблонами підписів для Outlook у форматах htm(HTML), rtf(Rich Text) та txt(Plain Text). Дизайн, зміст та зовнішній вигляд шаблонів підписів у цих файлах мають відповідати вимогам до корпоративного поштового підпису.

Створимо файл signature.htmз наступним html кодом:

З повагою

@DESCRIPTION

Тел. @ OFFICEPHONE

@WEBSITE

e-mail: @ EMAIL

Вміст файлів signature. rtfі signature. txtбуде таким:

З повагою,
@NAME
@DESCRIPTION
@COMPANY
@POSTALCODE, @CITY, @STREETADDRESS
Тел. @OFFICEPHONE
e-mail: @ EMAIL
site:@WEBSITE

В каталозі C:\ Users\ Public\ Downloadsстворимо папку OutlookSignature, де зберігаються шаблони підписів для Outlook і підписи користувачів комп'ютера. Усередині каталогу C:\Users\Public\Downloads\OutlookSignature створимо підкаталог Templates, який потрібно скопіювати три файли з шаблонами підписів (це можна зробити вручну або за допомогою уподобань групових політик (GPP)).

Створимо новий файл outlooksignature.ps1 з наступним кодом PowerShell (перед кожним блоком коду наведу короткий опис)

Визначимо набір змінних. У змінній $User міститься ім'я користувача, з-під якого запускається скрипт. В інших змінних пропишемо імена та розширення файлів та шляхи до них.

$User = $env:UserName
$FileName = "signature"
$FileExtension = "htm", "rtf", "txt"
$Path = "C:\Users\Public\Downloads"
$PathSignature = "$Path\OutlookSignature"
$PathSignatureTemplates = "$Path\OutlookSignature\Templates"
$PathSignatureUser = "$PathSignature\$User"
$AppSignatures =$env:APPDATA + "\Microsoft\Signatures"

Завантажимо модуль PowerShell для роботи з AD. Потім за допомогою командлета отримаємо значення цікавих для нас атрибутів користувача в Active Directory і збережемо їх в об'єкті $AD_user.

Примітка. Для роботи командлета Get-ADUser в Windows 7 на ПК повинен бути встановлений і включений компонент Active Directory Module для Windows PowerShell(Control Panel -> Programs and Features -> Turn On/Off Windows Features -> Remote Server Administration Tools -> Role Administration Tools -> AD DS And AD LDS Tools)

Import-module activedirectory
$AD_user = Get-ADUser $User -Properties Title,Company,Description,Fax,HomePage,Mail,OfficePhone,PostalCode,City,StreetAddress

Створимо каталог для зберігання файлів підписів користувача та скопіюємо в нього файли шаблонів:

New-Item -Path "$PathSignature\$User" -ItemType Container –Force

{
Copy-Item -Force "$PathSignatureTemplates\$FileName.$Ext" "$PathSignatureUser\$FileName.$Ext"
}

Потім за допомогою функції replace замінимо дані в шаблонах на дані користувача AD:

foreach ($Ext in $FileExtension)
{
(Get-Content "$PathSignatureUser\$FileName.$Ext") | Foreach-Object (
$_`
-replace "@NAME", $AD_user.Description `
-replace "@DESCRIPTION", $AD_user.title `
-replace "@COMPANY", $AD_user.Company `
-replace "@STREETADDRESS", $AD_user.StreetAddress `
-replace "@POSTALCODE", $AD_user.PostalCode `
-replace "@CITY", $AD_user.City `
-replace "@OFFICEPHONE", $AD_user.OfficePhone `
-replace "@EMAIL", $AD_user.Mail `
-replace "@WEBSITE", $AD_user.Homepage `
) | Set-Content "$PathSignatureUser\$FileName.$Ext"
}

Залишилось скопіювати файли з шаблонами підписів до каталогу, в якому Outlook 2010/2013/2016 зберігає підписи %APPDATA%\Microsoft\Signatures(C:\Users\username\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures).

foreach ($Ext in $FileExtension)
{
Copy-Item -Force "$PathSignatureUser\$FileName.$Ext" "$AppSignatures\$User.$Ext"
write-host "$PathSignatureUser\$FileName.$Ext"
write-host "$AppSignatures\$User.$Ext"
}
Щоб під час запуску Outlook використовував створені файли із шаблонами підписів, потрібно

Видалити параметр First-Runу гілці HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<Версия Office>\Outlook\Setup
У гілці HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\< Версия Office>\Common\MailSettings створити два рядкові параметри з іменами NewSignatureі ReplySignature, в яких буде міститись ім'я шаблону з підписом (у нашому прикладі ім'я шаблону відповідає імені облікового запису в AD)

Відповідно, для роботи з різними версіями MS Office потрібно додати такий код:

#Office 2010
If (Test-Path HKCU: "Software Microsoft Office 14.0") (
Remove-ItemProperty -Path HKCU:\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Setup -Name First-Run -Force -ErrorAction SilentlyContinue -Verbose
New-ItemProperty HKCU:"\Software\Microsoft\Office\14.0\Common\MailSettings" -Name "ReplySignature" -Value $User -PropertyType "String" -Force
New-ItemProperty HKCU:"\Software\Microsoft\Office\14.0\Common\MailSettings" -Name "NewSignature" -Value $User -PropertyType "String" -Force
}
#Office 2013
If (Test-Path HKCU: "Software Microsoft Office 15.0") (
Remove-ItemProperty -Path HKCU:\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Setup -Name First-Run -Force -ErrorAction SilentlyContinue -Verbose
New-ItemProperty HKCU:"\Software\Microsoft\Office\15.0\Common\MailSettings" -Name "ReplySignature" -Value $User -PropertyType "String" -Force
New-ItemProperty HKCU:"\Software\Microsoft\Office\15.0\Common\MailSettings" -Name "NewSignature" -Value $User -PropertyType "String" -Force
}

Залишилося призначити цей PowerShell скрипт на одноразовий запуск за допомогою Group Policy Preferences під час входу користувача до системи. В результаті при запуску Outlook автоматично буде використовувати сформований електронний підпис для листів, що відправляються (на першому малюнку статті наведено приклад такого автоматично сформованого підпису).

Декілька порад.