Arhivarea documentelor din lista organizațiilor. Arhive pentru afaceri: organizarea conservării documentelor. Principalele tipuri de paletă de arhivă

Depozitarea documentelor în Arhiva OSG este însoțită de controlul mișcării pielii pe piele. Ori de câte ori găsim rapid documente pentru solicitarea dumneavoastră, vă livrăm originalul la birou sau o copie scanată prin arhiva electronică. Nu trebuie să plătiți ore de lucru spivorbitniks, cheltuiți pentru căutarea documentelor.

Depozitarea documentelor în Arhivele OSG împiedică accesul tuturor persoanelor neautorizate.Arhivele OSG sunt echipate cu standarde internaționale și GOST, ceea ce permite păstrarea în siguranță a documentelor. Salvarea documentelor în OSG – mod sigur păstrează documentele timp de zece ani.

Care este nevoia de conservare arhivă a documentelor?

Salvarea documentelor în Arhivă este o oportunitate de a face loc pentru ceea ce este important pentru afacerea dvs., economisindu-vă în același timp și banii.

Economii la chirie

Păstrarea documentelor în birou pentru statistici ocupă până la 20% din spațiul de birou. Prin mutarea documentelor pentru depozitare în arhivele OSG, economisești până la 20% din suprafața închiriată și poți scăpa de ea, scurtând costul chiriei, sau închiriezi întregul spațiu prin curățarea zonei de recepție a celulă Interesul sau locul de muncă pentru noii tăi angajați.

Economisire la căutarea documentelor

Stocarea documentelor în Arhiva OSG se realizează cu control asupra mișcării documentelor în toate etapele. Înregistrând mișcările zilnice de documente, știm întotdeauna unde există un document de care aveți nevoie imediat, iar apoi vă livrăm documentul original la birou sau o copie scanată prin e-arhive. Nu trebuie să petreceți o oră căutând documente și să plătiți pentru ora de lucru a lucrătorilor în concediu medical petrecută căutând documentul solicitat.

Păstrați în mod fiabil documentele și datele securizate

Arhivele documentelor OSG sunt deținute conform GOST și standardelor internaționale înainte de organizarea Arhivelor. Accesul la skin Arhivele și sistemele din jurul cutiilor este strict limitat. Acest lucru va fi asigurat rubarbă înaltă securitatea documentelor și confidențialitatea datelor. Salvarea documentelor din arhivele profesionale OSG ajută la menținerea securității informațiilor importante.

Legislație pre-temporară

În mintea salvării documentelor, termenul de salvare a documentelor, completarea documentelor de arhivă etc. sunt supuse legilor Federației Ruse. Arhiviștii OSG cu înaltă calificare vă vor ajuta să organizați corect și economic conservarea documentelor în arhive, în conformitate cu cadrul de reglementare adecvat al Federației Ruse.

Cum se organizează corect conservarea documentelor din Arhivă?

Pentru lucrul rapid și precis cu documentele, organizăm toate etapele procesării documentelor: de la ambalare la cutii de arhivă până la transferul documentelor în arhiva statului.

Video despre salvarea documentelor în OSG

OSG Records Management este cea mai mare companie de arhivare din Rusia și regiunile SND. Avem 50 de arhive pentru tine, urmăriți videoclipul pentru a vedea cum vă salvăm documentele.

GOU VPO „mordovian universitate Națională numit după N.P. Ogarov"

Facultatea de Economie

Specialitatea „Stat administrația municipală»

Controlul robotului

Curs: „Bazele managementului documentelor”

Pe tema: „Depozitarea documentelor: mai precis și arhivare”

Vikonala: student 207 grup, s/o

Filyagina Nadiya Sergievna

Transformat: cont bancar

Belova Iulia Oleksiivna

Saransk 2009

1. Păstrarea corectă a documentelor

Înțelegerea referinței la nomenclatură

Procesul de activitate al companiei, înființare, ieșire cantitate mare documente După ce au fost utilizate în activități operaționale pentru îmbunătățirea fluxului curent, documentele devin salvatori de informații retroactive, a căror nevoie poate apărea din nou. valoare oră, apoi. Instalați rolul memoriei.

Shvidky poshuk iar selecția unor astfel de documente este posibilă doar cu o clasificare clară a acestora. Cea mai simplă clasificare a documentelor este gruparea lor în certificate. Standard de stat oferă o referință specială, cum ar fi „Totalitatea documentelor și documentelor, care constau dintr-un aliment sau activitate, plasate în jurul copertei”. Un agent special de clasificare, care determină inițial ordinea de distribuire a documentelor în certificat, este nomenclatorul certificatului.

Nomenclatorul certificatelor - „Transferul sistematizat al numelui certificatelor generate de la autor, din termenii desemnați de conservare a acestora, înregistrarea în ordine.” Altfel, se pare, nomenclatorul referințelor este cel mai simplu clasificator care vă permite să separați rapid documentele din foldere (referințe) pentru căutarea rapidă a acestora în orice moment de nevoie.

Nomenclatorul certificatului este un document cu mai multe scopuri.

În primul rând, se rezumă la importanța nomenclaturii, iar scopul principal este sistematizarea documentelor. Serveste la topirea documentelor dupa tiparirea lor de la autoritati, si semnifica astfel un sistem de stocare a documentelor in instalatie.

În alt mod, pielea din dreapta este inclusă înainte de nomenclatură, poate include salvarea documentelor plasate înainte. Documentele care se distribuie în referință se clasifică după nomenclator, și în același timp sunt desemnate, deocamdată, cu termenul de salvare a documentului. Apoi, cu ajutorul nomenclaturii suplimentare de certificate, se realizează prima etapă de examinare a valorii documentelor.

Nomenclatorul, care confirmă indexarea certificatelor, este alcătuit în timpul înregistrării documentelor - indexul certificatelor din spatele nomenclatorului este adesea inclus în indexul de înregistrare a documentelor în depozit.

Schema de clasificare a nomenclaturii poate fi folosită ca schemă wikiristan ca schemă pentru fișierul de dezvoltare zilnică pe documentele wiki. Nomenclatorul certificatelor este descris în loc să descrie modul în care documentul este depus în momentul livrării la arhivă, instalați certificatul folosind termenii de economisire până la 10 ani inclusiv.

Nomenclatura este baza pentru plierea descrierilor pe baza economisirii permanente și cu termenii de economisire a peste 10 ruble. Nomenclatorul din dreapta conține semnificații preliminare pentru structura instalației.

Nomenclatorul se aplică fiecărei instituții, organizații, întreprinderi, companii și gestionează toate documentele create în timpul procesului de activitate. Există trei tipuri de nomenclaturi: Zucker și individuale (nomenclatorul organizațiilor juridice, firmelor, unităților, întreprinderilor); colorat și tipic.

Pe măsură ce nomenclatorul referințelor începe să se dezvolte, este necesar să se cunoască implicațiile acestora, care sunt reprezentate de documente normative și metodologice.

Pentru anteturile certificatelor destinate grupării documentelor de același tip, tipul documentelor este indicat în multiplicităţile.

La antet, lista specifică unde să mergi și ce mâncare să mănânci. Dacă listarea este efectuată cu un corespondent, se dă numele acestuia etc.

În practică, o organizație de lucru trebuie adesea să grupeze manual documentele mai multor autori și corespondenți pe întregul teritoriu (regiune, regiune, raion), deoarece Înfrunzitul cu pielea lor este destul de mic, iar înfrunzitul cu pielea este insuficient grupat în jurul dreptei. Tobto. Gruparea se realizează după semnul geografic.

Documentele de reglementare și materialele metodologice pentru elaborarea nomenclatoarelor certificatelor se recomandă mai întâi să includă documente care cuprind documente organizatorice și procedurale ale directivei și ale altor organe, apoi să se facă referire la documentația organizatorică care urmează să fie realizată în mod eficient pentru a se stabili în general (statute, regulamente) sau subsecţiunea structurală (cum se formează nomenclatura referinţă) poddrozdili). În continuare, denumirile actelor vor fi extinse din actele organizatorice și procedurale ale unității în sine (pedepse, ordine, hotărâri ale organelor colegiale). Acest grup de documente este urmat de anchete cu documente planificate și importante (săptămânal, urmat de documente trimestriale și lunare) și listare.

Referință de formare

Documentele din momentul publicării lor sunt păstrate de editor, scop în care creează dosare speciale cu inscripții precum „La birou”, „Terminovo”, „Pentru bord”, „Pentru expediere”, „Pentru data scadenței” , „Pentru semnătură” etc. P. Pe fiecare pagină trebuie să introduceți porecla Viconavianului și numărul dvs. de telefon. După sfârșitul zilei de lucru, dosarele sunt luate din seif, dulap sau masă. Păstrarea documentelor în acest fel din Vikonavian vă va ajuta să cunoașteți rapid orice terminologie și boală documentul solicitatși transferați-l într-un alt spivorbitnik.

După finalizarea lucrărilor cu documentul, VIN-ul este transferat în locația din dreapta. Distribuirea documentelor se realizează de către secretar sau persoanele responsabile de această lucrare în unități structurale în mod sistematic, în funcție de soarta actuală. În firmele mici, formarea și stocarea certificatelor se realizează centralizat, adică la secretariat. Documentele Wikonian care conțin o notă despre Wikonny sunt depuse în aceeași zi până la sfârșitul zilei lucrătoare. Suvore Vikonannya Tsyogo regulă incomodă dezactivați pierderea documentelor și asigurați securitatea acestora.

Toate documentele sunt acumulate în instalație, compania acumulează fără persoană, iar pentru a putea accesa cu ușurință și găsi rapid informațiile necesare, documentele după editare sunt grupate în director, apoi. tivește-l în interiorul folderului.

Documentele de rutină, actele și cele mai importante documente interne sunt formate și depozitate la biroul și secretariatul biroului.

Formarea începe imediat. Prin urmare, pe pielea numită în nomenclatorul din dreapta la cob, este posibil să se creeze un folder. Acesta poate fi fie un folder shvidkozshivach, fie un folder de înregistrare.

Numele unității și al companiei este indicat pe eticheta de piele. Deoarece instalația poate fi cunoscută oficial, este denumită mai devreme, este mai bine să o trăiești. La depozit, documentele pot fi semnate și transferate într-un nou nomenclator. Odată ce există documente care nu sunt transferate în nomenclator, se creează unul separat în dreapta, iar numele acestuia este adăugat în nomenclatorul din dreapta sub numărul de rezervă.

Colectarea documentelor de la organizație poate fi obținută numai de către autoritățile inspecției fiscale de stat, anchetei, cercetări prealabile, parchetului și instanțelor judecătorești pe baza deciziei acestor organe, până la nivelul justiției penale. legislația procesuală. Federația Rusă.

Obligația de a face documente în prezență orăşeniînființează, organizații, întreprinderi, firme în care se desfășoară instruirea și se întocmește într-un protocol, a cărui copie se predă spre semnare instanței de fond a organizației. La primirea documentelor, se poate forma o descriere specială, care afișează locația documentelor primite.

Salvarea informațiilor

Verificați cu unitățile din momentul includerii primului document înaintea acestora. Mirosurile sunt formate din unități structurale și stocate din acestea până când sunt transferate în arhiva instalației. U firma mica Notele sunt păstrate de către secretar. Documentele trebuie așezate în dulapuri, seifuri sau (dulapuri cu apă care sunt încuiate, ceea ce va asigura economisirea acestora și protecția împotriva ferăstrăilor și luminilor).

Documentele deja incluse în dreapta pot fi necesare ulterior de către reprezentantul companiei. În aceste cazuri, duhoarea poate fi scoasă din manipulator, care este mai responsabil pentru formarea și păstrarea drepturilor, iar în locul lor este pusă o foaie de protecție, care este desemnată: dacă, cui a fost văzut documentul pentru care termen.

Dacă trebuie să-l vedeți în partea dreaptă, se completează un card protector, care indică numărul documentului eliberat, data eliberării, cui i s-a arătat în partea dreaptă, pentru ce termen, semnături în documentul retras. si primit dupa intoarcerea actelor. Cartea de patron se află la casa celebrului domnitor. În spatele unui astfel de sistem este imediat clar ce probleme se văd și la cine apar mirosurile.

După finalizarea cazului de afaceri nu este permisă furnizarea altor documente din adeverință către medici. Pentru consum la ora oră, kistuvannya poate fi văzut în dreapta în întregime.

Eliberarea de certificate către alte organizații este permisă numai de către oficialul organizației. Obținerea documentelor și a certificatelor cu ajutorul autorităților competente se poate face doar la biroul scrisorii de ordin al acestor autorități și cu permisiunea înregistrării obligatorii a actului de obținere a originalului și depunere la locul potrivit Copii pe internet. .

4.3.1.1. Salvarea continuă a documentelor se poate face pe întuneric. Toate tipurile de lucrări cu acte de vinovăție sunt efectuate la aceleași niveluri de clarificare tehnologic necesare.

4.3.1.2. Decorațiunile din schovistas pot fi naturale sau realizate pe bucată.

4.3.1.3. Limpezirea naturală în zonele sinoviale este permisă cu lumină de culoare deschisă pentru spălarea difuzoarelor de culoare deschisă, regulatoare de flux de lumină, filtre uscate, perdele, jaluzele, fabricarea sticlei. Pentru a proteja documentele, depozitați-le în palete, mape, cutii, dulapuri, pe rafturi de tip închis, ambalaje de hârtie etc.

4.3.1.4. Pentru iluminare individuală, plasați lămpile de prăjire în abajururi închise, cu o suprafață netedă. Este permisă înghețarea lămpilor fluorescente cu un spectru ultraviolet redus, cum ar fi LB, LHB, LTB.

4.3.1.5. Nivelul de iluminare în intervalul spectrului vizibil nu trebuie să fie excesiv: pe o suprafață verticală a unui rack la o înălțime de 1 m sub suprafață – 20 – 50 lux (lux), pe mesele de lucru – 100 lux (lux) .

4.3.2. Condiții de temperatură și climă

4.3.2.1. În locurile condililor, dotate cu sisteme de aer condiționat, se poate menține un regim optim de temperatură și umiditate, care corespunde specificului tipurilor de documente: pentru documente pe hârtie – temperatura 17 – 19 grade. H, umiditatea aerului este de 50 - 55%; pentru materiale filate - alb-negru (15 grade C și 40 - 55%) și colorate (2 - 5 grade C și 40 - 55%); pentru documente pe benzi magnetice și unități de disc - 15 - 20 de grade. Din aceia 50 - 65%.

4.3.2.2. Schimbările bruște de temperatură și umiditate în condili nu sunt permise. În zonele cu o climă nereglementată, trebuie luate demersuri pentru optimizarea controlului climatului bazat pe arderea și ventilarea rațională a zonelor, folosind diferite metode de dezumidificare sau deshidratare. În cazul lichidului apos sever stabil până la 80 - 90%, se realizează abordări obligatorii pentru normalizarea condițiilor climatice (ventilație intensivă, uscarea condiților, eliminarea cauzelor deplasării vologosti).

4.3.2.3. Regimul de temperatură și climă în condili este controlat prin ajustarea regulată a parametrilor de aer condiționat: în camerele care trebuie să fie climatizate - o dată pe săptămână, în camere cu un climat nereglementat - de două ori pe săptămână, dacă regimul de economisire este încălcat - astăzi.

4.3.2.4. Echipamentele de control si vibratii (termometrie, psicrometru, higrometru) sunt amplasate la pasajul capului pe rafturi, departe de sistemele de ardere si ventilatie. Afișările dispozitivelor sunt înregistrate în jurnalul de înregistrare.

4.3.3. Regim sanitar si igienic

4.3.3.1. Este responsabilitatea arhivei să fie păstrată curată, într-un loc curat care să prevină posibilitatea apariției mucegaiului, bulgărilor, rozătoarelor și ferăstrăilor.

4.3.3.2. În zonele condililor se asigură circulația liberă a aerului, care include crearea unor zone neaerisite nesigure din motive sanitare și biologice.

4.3.3.3. Ferestrele care se deschid pe vreme caldă, precum și deschiderile de ventilație din pereți, tavane, căptușeli și deschideri exterioare ale sistemelor de ventilație trebuie protejate cu ochiuri cu un diametru al miezului de cel mult 0,5 mm.

4.3.3.4. În locurile în care se află coroidele, revărsarea odyaz superior, vzuttya umed și brutal, salvator și vikoristannya produse grub pui

4.3.3.5. Este necesar să se efectueze curățarea sistematică a zonei locale. Cel puțin o dată pe zi, se efectuează deszăpezirea raftului, a dulapurilor și a metodelor de conservare; Podelele, plintele, ferestrele, părțile de subsol ale raftului sunt tratate cu antiseptice pe bază de apă (2% formaldehidă, 5% catamin AB etc.).

4.3.3.6. La începutul sezonului și după sfârșitul sezonului de ardere, documentele (vibrația) și locația tendoanelor sunt matlasate pentru depistarea imediată a comelor și a ciupercilor înflorite.

În cazul în care sunt identificați agenți patogeni biologici, aceștia vor fi supuși unei perioade de timp înainte de dezinfecție și dezinsecție de către arhive, stație sanitară și epidemiologică sau serviciu de carantină.

4.3.3.7. În timpul orei de colectare sau curățenie sanitară, apa și proviziile antiseptice nu vor fi irosite pe documente.

4.3.4. Modul de securitate

4.3.4.1. Modul de securitate este asigurat prin alegerea dezinstalării arhivei în viitor, prin mijloace tehnice protectie, organizarea unui sistem de securitate, sistem de alarma, proceduri de control acces, ordinea accesului in zona de depozitare, sigilarea zonei. Ușile exterioare ale arhivei și șopronele mamei vinovate sunt căptușite cu metal și încuiate. Pe fereastra de apel disponibilă sunt instalate grilaje metalice, care închid diverse părți. Sediul arhivei dispune de alarma de securitate, in timpul programului de lucru localul este sigilat. Adunările se profilează în timpul orelor de lucru, dar sunt blocate. Dreptul de acces la adăpost se acordă șefului gardienilor acestui adăpost, iar în alte cazuri - altor persoane sub escorta lor. Transferul documentelor din arhivă are loc numai după permisiuni speciale în ordinea stabilită.

4.3.4.2. Regimul de securitate se extinde și la incinte, unde se păstrează documentele de arhivă și bunurile materiale ale arhivei (sala de lectură, săli de expoziție, laboratoare etc.).

O organizație, ca un organism viu, interacționează continuu cu lumea exterioară și susține numeroase procese interne: încheie contracte cu contrapărțile, acceptă sau vinde bunuri și servicii, Există diferite tipuri de plăți, iar reglementările locale vor fi în curând confirmate.

Înregistrați-vă cu dvs documente anonime, cei mai mulți dintre ei petrec prea mult timp devreme pe relevanța actuală și dispar în arhivă. Fiecare organizație aderă la politica actuală de gestionare a documentelor, urmând cele mai recente recomandări care se transpun cu succes în practică și sunt susținute de norme legale, permițând optimizarea maximă a evidențelor de arhivă și unicitatea. posibile problemeîn viitor.

Întregul corp de documentație care este acumulat de organizație în procesul activităților sale și care promovează economisirea este împărțit în mai multe categorii:

• documentele de instalare - temeiul juridic pentru înființarea organizației îl constituie caracteristicile juridice de bază ale acesteia;
• acte administrative– să fie de natură imperativă sau informațională, formalizată în numele unei autorități semnificative;
• documente dintr-un depozit special- sigilați toate recipientele posibile care pot intra în conflict între lucrător și angajator;
• informatii contabile- Include documentele primare care reflectă organizarea curentă a achiziției și vânzării de bunuri și servicii;
• documentatie de specialitate- Intern reguli să reglementeze principalele aspecte ale activităților organizației și să asigure confortul unităților de lucru și structurale.

Într-un sens mai larg, toate documentele unei organizații pot fi împărțite în doua grupuri: documentație, afaceri care au fost finalizate și documente care încă mai participă la orice proces de afaceri curent. Una dintre sarcinile principale ale ofițerului de arhivare este distribuirea competentă a documentelor relevante între părțile relevante și cunoașterea lor suplimentară în timp util a documentației completate.

Pregătire înainte de transfer și beneficii înainte de economisire

Pentru structurarea maximă a comenzilor, entitate legală documente, se creează o nomenclatură specială, în care sunt afișate numele tuturor certificatelor și termenii desemnați pentru salvarea acestora. Documentele din dreapta sunt grupate pe tipuri și împărțite în dosare separate.

Clauza 3.4. Reguli de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor, lăudate în 2002. Și ceea ce poate fi de natură recomandativă, forma nomenclatorului referințelor este prezentată sub forma unui tabel, care include următoarele câmpuri:

• Referință la index, care constă din codul digital al părții structurale și numărul de serie al referinței;
• verifica titlul, care se încadrează într-un proces aparent scurt și precis, la care se poate ajunge fără a fi nevoie de structuri complicate de pliere și cuvinte introductive;
• camp numărul de unități salvate afișează numărul de volume și piese din depozit în același timp și pare a fi plin de soartă;
• Şederea contelui este să se răzbune note, Care este problema cu tranzacțiile vibratoare - ipoteci, mutat etc.

Arhivele sunt organizate după nomenclatorul stabilit, denumit termen, stocate sub formă de documentație de depozit. Astfel, actele de înființare se păstrează pe tot parcursul acestui termen ca persoană juridică, iar în caz de lichidare se transferă la arhiva suverană sau municipală.

Chastina informatii contabile De asemenea, permite salvarea fără linii, precum și prima documentare a termenilor de demarcație. 5 pietre. Găsiți perioada potrivită pentru arhivarea transferurilor pentru documentele de personal - de exemplu, informații despre dimensiune salariu salvează-ți vinovăția 75 de pietre, aceleași linii au fost stabilite pentru contractele de muncă și cardurile speciale pentru angajați.

Acte de reglementare și conformitate

La nivel federal principii sacre Organizarea evidenței arhivistice este reglementată de Legea nr. 125-FZ din 22 octombrie 2004, pe lângă prevederile care sunt obligatorii pentru toate întreprinderile care necesită gestionarea permanentă a documentelor.

Pe lângă normele legale de întreținere a arhivelor, legea transmite și responsabilitatea oficialităților și organizațiilor locale pentru a permite deteriorarea acestui gazon. Amenda nu depășește acest timp 500 de ruble totuși, obligația obligatorie repetată sau frecventă până la păstrarea documentației poate duce la o povară semnificativ gravă – până la 300.000 de ruble..

Regulile privind arhivarea documentelor contabile sunt atribuite Ministerului de Finanțe al URSS, aprobat încă din 1983. și rămân în continuare relevante. Un transfer cuprinzător de documente care au fost oficializate în întreaga fundație a organizației în ordinea condițiilor de conservare a acestora, reprezentații din Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25.08.2010 Nr. 558. Informațiile cuprinse în Regulile de funcționare a arhivelor organizațiilor conțin un raport care conține recomandări care acoperă toate aspectele acestor activități.

Acces la documente și linii de date ale acestora

Datele formate vor fi mutate în arhive după 3 ani de la finalizarea anumitor procese guvernamentale. Procedura de salvare și tip de documente este stabilită în conformitate cu reglementările interne aprobate pe baza reglementărilor și recomandărilor.

Pentru raportarea internă, trivialitatea lucrului cu documentele de arhivă este separată 30 de zile, cu excepția cererii unui lucrător sanitar convalescent, pentru păstrarea certificatelor, programările pot fi prelungite cu încă o lună.

Instrucțiunile lui Pokrokov pentru arhivare și arhivare

Procedura de înregistrare și transferare a certificatelor de economii poate fi împărțită în numărul de etape principale:

Vă rugăm să rețineți că documentele care urmează să fie salvate trebuie trimise la arhivă. nu mai puțin de 10 pietre. Deciziile de documentare pot fi păstrate de la departamente și transferate la un nivel redus, ceea ce va avea ca rezultat în cele din urmă termeni legali.

Dotarea arhivei și examinarea atributului locației

Procedura de păstrare a documentației este descrisă clar în Regulile de bază. Principiul principal atunci când echipați o arhivă la granițele unei organizații este vikoristanya sau plasare pentru nevoile lor.

În acest caz, nu este permisă utilizarea sporilor care rămân lângă marginea plantei vechi, precum și a celor cruzi și nearse. Zona este în expansiune și locația este că unele au servicii de alimentație comunale și stocuri de mărfuri groase, iar unele depozite de mărfuri ignifuge și agresive.

Curățarea internă a depozitului arhivistic se realizează astfel încât să se asigure conservarea la maximum a documentației conținute în acesta. Pentru cine aveți nevoie de îngrijire suplimentară? schimb de păreri:

• Locația arhivei poate fi protejată de inundații, să respecte standardele de siguranță la incendiu și să aibă un sistem de ventilație productiv;
• toate cablurile și prizele electrice sunt izolate cât mai mult posibil;
• Spațiile mobilate pot fi realizate din materiale neinflamabile și neagresive;
• Nu este permisă așezarea țevilor de apă și canalizare prin îmbinare.

Restul deciziei privind atribuirea nevoilor arhivei este luată de o serie de servicii specializate cu expertiză. În acest caz, se asigură securitatea la incendiu a incintei și condițiile sanitare. Este necesar să se efectueze un examen al pielii act, care confirmă rezultatele implementării sale.

Particularitățile documentelor și organizarea muncii

La baza funcționării arhivei se află formalizarea arhivei și instrucțiunile de întreținere a arhivei organizației. Pe spatele unui astfel de document se află un document de securitate, care confirmă obligațiile arhivarului și confirmă securitatea și caracterul complet al documentelor care îi sunt încredințate.

Arhivele dintr-o organizație pot fi localizate fie ca unitate structurală independentă, fie ca parte a serviciului administrativ. Indiferent de autoritatea formală, principala metodă de funcționare a acesteia este modelarea, asigurând integritatea datelor de arhivă ale organizației.

Acest lucru se realizează prin activitatea sistematică a arhivistului prin menținerea unui nomenclator de referințe, acceptarea volumelor corect formatate, și sistematizarea acestora etc. În plus, obligațiile arhivelor militare includ furnizarea curentă și externă a documentelor solicitate, precum și participarea la procesul de reducere a documentației cu o linie de economisire, care a trecut.

Procedura de control

Pe lângă reglementările interne, activitatea arhivei este reglementată prin acte legislative, care includ și controlul activității arhivistice în organizație.

Astfel, conform Legii nr. 125-FZ, este în vigoare controlul asupra procedurii continuate de salvare a documentelor. organe speciale la nivel federal și la nivelul subiecților Federației Ruse. În practică, această funcție este determinată de Inspectoratul Fiscal și Fond de pensie ca principalii deţinători externi ai documentaţiei organizaţiei. Aceeași lege extinde nivelul pedepsei până la penalitate pentru încălcarea legii privind drepturile arhivistice.

O prezentare generală a programelor de automatizare pentru procesul de afaceri din întreprindere de mai jos.

Design de nasuri electronice

În lumina tehnologiilor înalte omniprezente, informațiile portabile „clasice” – hârtie și altele similare – sunt complet, dar nu corect, înlocuite cu cele electronice. În legătură cu aceasta, spivorbitnik arhivează nutriția vinului timpurie și târzie: Cum pot accepta astfel de documente înainte de a le salva? Răspunsul la acesta este simplu: se pare că duhoarea a fost în el încă de la început.

Dacă, de exemplu, facturile de la un proprietar poștal străin trebuie să fie în formular document electronic, certificate cu o semnătură digitală, apoi salvați urma lor în memoria computerului - este complet sigur și nu este nevoie să certificați nimic. O astfel de documentație se înscrie înaintea nomenclatorului certificatelor la stațiile oficiale cu regulament termen instalat economisire.

Afaceri de arhivare în organizație – proces pliabil și pas cu pas Ceea ce este important pentru participanți este planificarea atentă și creșterea numărului și recomandărilor. Sistemul de conservare a documentelor a fost conceput în mod clar nu numai pentru a demonstra munca benefică și productivă a departamentelor, ci și pentru a demonstra potențialul organizației ca unitate guvernamentală eficientă.

În videoclip sunt prezentate instrucțiuni detaliate pentru transferul documentelor în arhivă.

Legea federală din 22 octombrie 2004 N 125-FZ „Cu privire la drepturile de arhivă în Federația Rusă” organizațiile sunt obligate să asigure securitatea documentelor de arhivă, inclusiv documentele într-un depozit special, întinderea liniilor de la acestea salvarea, instalarea legi federale, alte acte juridice de reglementare ale Federației Ruse și transferul documentelor prezentate în partea 3 a articolului 6 și părțile 1 și 1.1 din articolul 23 din prezenta lege.

Înainte de a transfera documentele, vă rugăm:

1) transferurile documentelor standard de arhivă din termeni desemnați, păstrarea acestora și instrucțiunile de păstrare a acestor transferuri, care sunt aprobate de o autoritate federală restabilită domnitor viconicîn domeniul arhivelor și afacerilor (nin – Rosaarchiv, fost – Ministerul Culturii al Rusiei):

- transferul documentelor standard de arhivă administrativă care se stabilesc în procesul activităților organelor și autorităților guvernamentale miscevogo auto-direcțieși organizarea, din termenii desemnați, conservarea acestora, de ex. Prin ordinul lui Rosachiv din 20 decembrie 2019 N 236 (până la 18 februarie 2020 - Perelik, aprobat prin Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 N 558);

- transferul documentelor standard de arhivă care sunt create prin activități științifice, tehnice și industriale ale organizațiilor, din condițiile de conservare desemnate, de ex. Ordinul Ministerului Culturii al Ucrainei din 31 iulie 2007 N 1182.

Atât de minunat. Instrucțiuni pentru transferul documentelor standard de arhivă administrativă care se stabilesc în procesul activităților organelor de stat, organelor și organizațiilor locale de autoguvernare, din termenele desemnate x salvare, oprire Prin ordinul lui Rosarkhiv din 20 decembrie 2019 N 237.

În plus, pentru a defini condițiile de salvare a documentelor de management pentru anii 80 - prima jumătate a anilor 90 a secolului XX, precum și documentația specifică (galouze), un transfer de documente standard, aprobat. Golovarkhiv SRSR 15.08.1988.

2) aprobat de autoritățile federale putere suverană, alte autorităţi suverane Federația Rusă transferă documentele care sunt create în procesul de activitate și în procesul de activitate al organizațiilor lor subordonate, din termenii desemnați, sunt salvate. Aceste transferuri de documente sunt confirmate de vremea cu Rosachiv;

3) transferul documentelor care sunt aprobate în procesul de activitate al instituțiilor de credit, din termenele desemnate sunt salvate și instrucțiuni pentru aprobarea corespunzătoare, care este confirmată de autoritatea federală reînființată în proprietatea finală în domeniul evidențelor de arhivă și afaceri împreună cu Banca Rusiei.

Pentru parteneriate pe acțiuni Termenele de păstrare a documentelor acestora sunt determinate de Regulamentul privind procedura de păstrare a documentelor din societatea pe acțiuni, aprobat. Rezoluția Comisiei Federale pentru Prevenirea Criminalității din Rusia din 16 iulie 2003 N 03-33/ps.

U informații pre-video A fost introdus termenul pentru salvarea celei mai largi game de documente în organizații, stabilit de Perelik a documentelor standard de arhivă administrativă, de ex. Prin ordinul lui Rosarkhiv din 20 decembrie 2019 N 236, precum și condițiile de salvare a documentelor care nu s-au ridicat la punctul de referință și sunt stabilite prin legile federale și alte acte juridice de reglementare ale Federației Ruse.