Працівник подав для звіту до бухгалтерії організації квиток в електронному вигляді. Чи потрібно вимагати, щоб він представив разом з квитком в електронному вигляді справжній квиток? Який квиток потрібно надавати до бухгалтерії для звіту з відрядження

Чи є електронний квиток бланком суворої звітності? — питання, яке хвилює бухгалтерів компаній, які часто направляють співробітників у відрядження. У статті ви дізнаєтеся, які документи належать до бланків суворої звітності (БСО), які є особливості обліку електронних квитків і чи можна включити їх до складу БСО.

Що стосується БСО?

БСО — документ, який юрособа чи бізнесмен може видати фізичній особі замість чека ККТ за безготівкової чи готівкової оплати послуг.

Використання БСО регламентує Положення про здійснення готівкових грошових розрахунків та (або) розрахунків з використанням платіжних карток без застосування ККТ (затверджено постановою Уряду РФ від 06.05.2008 № 359).

За загальним правилом БСО видають платники податків лише за оплати послуг із переліку ОКУН (ОК 002-93, затверджений постановою Держстандарту РФ від 28.06.1993 № 163) та прирівняних до них. БСО не можна видати юрособі та при купівлі товару. А ось підприємцям БСО видавати можна, оскільки вони прирівнюються до фізособ (абз. 4 п. 4 постанови Пленуму ВАС РФ від 31.07.2003 № 16).

Щоб бланк вважався дійсним, він має містити обов'язкові реквізити:

найменування, номер із 6 знаків та серія;
назва фірми або Ф. І. О. ІП;
ІПН та місцезнаходження підприємства;
вид та вартість послуги;
суму оплати;
дату операції та формування документа;
посада, П. І. О. та особистий підпис відповідальної за документування операції особи;
печатка компанії.

Проте є низка БСО, до оформлення яких пред'являються окремі вимоги, затверджені спеціальними НПА. До таких бланків відносяться кінобілети, абонементи, турпутівки тощо. Чи можна вважати електронний квиток БСО?

Нюанси використання електронних квитків як БСО

Електронний квиток (ЕБ) – документ, що підтверджує договір перевезення пасажира та багажу. Він створюється в автоматизованій системі (АІС) компанії-перевізника і містить у цифровому вигляді відомості про самого пасажира, про рейс, пункти відправлення та прибуття, багаж, ціну проїзду.

Форма та порядок застосування ЕБ для авіаперевезень регулюються наказом Мінтрансу РФ від 08.11.2006 № 134. Відповідно до п. 2 цього наказу виписка з АІС оформлення перельотів є частиною електронного авіаквитка і відноситься до документів суворої звітності.

У перелік обов'язкових реквізитів електронного авіаквитка входять відомості у тому числі про вартість польоту, форму оплати та вартість самого тарифу авіапослуг з перевезення (підп. 2 п. 1 додатка до наказу Мінтрансу РФ від 08.11.2006 № 134). Якщо всі ці дані зафіксовані, то Мінфін РФ дозволяє використовувати такий ЕБ як БСО (лист Мінфіну РФ від 26.09.2012 № 03-07-11/398).

Порядок формування ЕБ при перевезенні громадян поїздами та електричками регламентує наказ Мінтрансу РФ від 21.08.2012 № 322. Сам електронний залізничний квиток визнати БСО не можна, а ось контрольний купон квитка, що є витягом з АІС управління залізничними перевезеннями, є документом суворої звітності (п. 2 наказу Мінтрансу РФ від 21.08.2012 № 322, лист Мінфіну РФ від 08.11.2011 № 03-03-06/1/719).

Для електронних проїзних квитків квитанція електронного багатоцільового документа дорівнює БСО (п. 2 наказу Мінтрансу РФ від 18.05.2010 № 116).

Облік електронних квитків

Списувати витрати на купівлю ЕБ слід за наявності наступних документів:

роздрукованого ЕБ;
посадкового талону або контрольного купона (лист Мінфіну від 25.08.2014 № 03-03-07/42279).

При цьому слід перевірити, щоб у цих документах була вказана вся інформація, що свідчить про те, що саме даний співробітник компанії направлявся у відрядження — П.І.Б., номер рейсу та посадкового місця, ціна квитка, дата поїздки та інші відомості (лист Мінфіну РФ від 09.11.2011 (03-03-07/50).

Якщо в компанії є документи, що підтверджують відправку працівника у відрядження та його перебування там (наказ керівника, чеки та рахунки з готелів), то для підтвердження витрат все одно необхідно мати і роздрук ЕБ, і посадковий талон / контрольний купон (лист Мінфіну РФ від 01.09 .2016 № 03-03-07/50992).

ЕБ враховуються на рах. 50 субрахунок «Грошові документи» (наказ Мінфіну РФ від 31.10.2000 № 94н).

Якщо квитки купує сама компанія, то проведення наступні:

Дп 60, 76 Кт 51 - оплачена купівля ЕБ;
Дп 50-3 Кт 60, 76 - оприбутковано електронний документ;
Дп 71 Кт 50-3 - ЕБ виданий працівникові.

Якщо ЕБ купує сам співробітник, то компанія робить аналогічні проводки, що і за звичайної видачі грошей під звіт:

Дт 71 Кт 50 - видано підзвітні суми співробітнику.

Компанія спише витрати на квиток після затвердження відрядженого співробітника:

Дт 20, 26, 26, 44 Кт 71 - списані витрати на проїзд у відрядження.

Якщо сума ПДВ виділена у маршруті/квитанції, контрольному купоні, квитанції електронного багатоцільового документа окремим рядком, то податок можна прийняти до вирахування (лист Мінфіну РФ від 10.01.2013 № 03-07-11/01):

Дп 19 Кт 71 - виділено ПДВ у вартості ЕБ;
Дп 68 Кт 19 - ПДВ прийнято до відрахування.

В іншому випадку вся вартість квитка включається до витрат при розрахунку податку на прибуток.

Якщо поїздка з якихось причин не може відбутися і компанія здає ЕБ, то в обліку робляться такі записи:

Дт 50-3 Кт 71 - підзвітник повернув невикористаний квиток у бухгалтерію;
Дт 60, 76 Кт 50-3 - квиток повернутий перевізнику;
Дп 51 Кт 60, 76 - вартість поїздки, що не відбулася, частково повернуто компанії;
Дт 91 Кт 60, 76 — враховано у витратах суму комісії за відміну бронювання квитка.

УВАГА: оскільки проїзні квитки можуть використовуватися більш ніж один раз, слід завести відомість їх обліку. Компанія може розробити форму самостійно з урахуванням положень ч. 2 ст. 9 закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ. Співробітників, які використовують у роботі проїзні квитки, необхідно перерахувати в окремому наказі. Такий працівник отримуватиме квиток під розписку та після повернення з поїздки або закінчення терміну дії проїзного — здаватиме назад. Відповідальний за безпеку проїзних - касир.

Докладніше про те, як слід зберігати БСО, читайте у матеріалі .

Підсумки

До складу електронного документа входять:

маршрут/квитанція - при авіаперевезеннях;
контрольний купон - при залізничному перевезенні;
квитанція електронного багатоцільового документа – при використанні проїзних квитків.

Перелічені документи відносяться до бланків суворої звітності. Отже, електронний квиток можна вважати БСО за наявності роздрукованих на паперовому носії зазначених вище документів.

Переваги електронного квитка на поїзд у першу чергу оцінить не сучасне покоління, яке звикло здійснювати покупки в пару кліків мишкою, а ті люди, які пам'ятають кілометрові черги, що рухаються, в квиткову касу на залізничному вокзалі, особливо в літній час. Як добре, що ці часи залишилися в минулому. Давайте розберемося, як користуватися електронним квитком на поїзд РЗ.

Що таке електронний білет?

Не відразу, але прогрес торкнувся і ВАТ «РЗ». Тепер на офіційному сайті організації, а також через мобільний додаток можна оформлювати та оплачувати електронні квитки. Комісія не береться, до оплати приймають банківські картки, а в деяких випадках навіть Яндекс. Гроші».

Вартість квитків на офіційному сайті така сама, як і в квитковій касі. Зверніть увагу, що це не стосується сайтів-посередників, які можуть утримувати комісію за свої послуги.

Що таке електронний білет? Це договір послуг, який укладається між пасажиром та ВАТ «РЗ». Існує він у вигляді цифрового запису у базі даних перевізника.

До незаперечних переваг належить те, що такий квиток, на відміну паперового, неможливо втратити. А також те, що придбати його можна не виходячи з дому через інтернет.

Недоліків у такого квитка, напевно, не існує.

Як купити?

По-перше, потрібно зареєструватися на сайті ВАТ «РЗ». Крім логіна та пароля, потрібно буде ввести у форму П. І. О. та адресу діючої електронної пошти. Потім авторизуватись на сайті.

У формі ліворуч на головній сторінці ввести пункти відправлення та призначення, дату, на яку вам потрібний квиток.

Зі списку потрібно вибрати підходящий поїзд, тип вагона (купе, плацкарт). Далі потрібно клікнути мишкою на кшталт вагона, наприклад, купе.

Розгорнеться список із номерами. Клацніть по кнопці з номером вагона. Наприклад, №13.

Тепер ви можете переглянути схему вагона, наявність місць, а також ознайомитися з додатковими характеристиками:

чи є біотуалет та кондиціонер;
чи надається харчування;
чи допустимо у вагоні перевозити свійських тварин тощо.

Відкриється форма, яку потрібно дуже уважно заповнити персональними даними точно за документом, що засвідчує особу. Зверніть увагу, що виправити виправлення після оплати квитка вже неможливо. Якщо ви припустилися помилки у прізвищі, імені, номері документа, то за таким квитком вас у поїзд не пропустять. Будьте дуже уважні, перевіряйте кілька разів. При придбанні електронного квитка вся відповідальність за вказану в ньому інформацію лежить на особі, яка займалася оформленням.

Зверніть увагу на галочки "Оформити за пільгою ФСС", "Вказати номер бонусної, електронної або дорожньої карти". Якщо є пільги, обов'язково відзначте це.

Переходимо до вибору місця. Після резервування дається лише 17 хвилин на те, щоб сплатити квиток. Інакше броню буде знято і процедуру доведеться повторювати. Бронювати місця без оплати неможливо.

Як користуватися електронним квитком на поїзд РЗ? Після оплати потрібно буде надрукувати його або зберегти на мобільному пристрої.

Щоб роздрукувати квиток, потрібно перейти до особистого кабінету. Для цього прокрутіть сторінку до кінця вгору, у правому верхньому кутку знайдіть своє ім'я та прізвище поряд зі словом «Вийти». Натисніть своє ім'я з прізвищем. Праворуч побачите таблицю. Потрібно клацнути по рядку «Замовлення» у розділі «Мої квитки». Тепер можете виводити на друк.

Зверніть увагу, що є поїзди, наприклад прискорені електрички, на які оформити електронний квиток не вийде. На сайті ви зможете тільки переглянути наявність місць та вартість проїзду, а потім доведеться відвідати касу на залізничному вокзалі. Але це більше виняток, ніж правило. На основну масу поїздів можна купити квитки через сайт.

Постільна білизна при купівлі квитка в купе входить у вартість автоматично. Якщо вибрано плацкартний вагон, то оплату білизни можна зробити як через сайт, так і безпосередньо в поїзді провіднику.

Продаж квитків в основному відкривається за 45 днів до відправлення поїзда.

Щоб дізнатися, як виглядає електронний квиток на поїзд РЗ, погляньте на картинку нижче.

Як здійснюється посадка?

Як користуватися електронним квитком на поїзд РЗ? З роздрукованим листком або мобільним пристроєм та документом, що був вказаний у квитку, ви проходите на посадку в поїзд і пред'являєте все це провіднику. Відвідувати касу не потрібно. Провідник має списки пасажирів, які придбали електронний квиток. Він звірить дані та пропустить вас у поїзд. От і все.

Якщо з якихось причин ви не змогли роздрукувати квиток або завантажити його на мобільний пристрій, потрібно пройти в касу на вокзалі або знайти термінал самообслуговування і отримати посадковий талон там.

Якщо електронний квиток купується на поїзд міжнародного сполучення, то посадковий талон можна отримати у міжнародній квитковій касі.

Що таке електронна реєстрація?

Перед тим, як користуватися електронним квитком на поїзд РЗ, потрібно пройти процедуру реєстрації. Найчастіше при оплаті квитка вона проводиться автоматично. Це означає, що, крім роздруківки посадкового купона, від вас не потрібні додаткові дії, інформація потрапила в систему. Про це сигналізує спеціальний символ.

Якщо ж ви обрали поїзд без електронної реєстрації, то побачите попереджувальний напис червоними літерами. Це означає, що придбати квиток через інтернет не вийде, потрібно відвідати касу або термінал самообслуговування.

Як повернути квиток?

Процедуру повернення можна здійснити через особистий кабінет на сайті або в касі при пред'явленні посадкового купона та документа, на який було оформлено квиток.

При поверненні утримується комісія.

Чи можна переоформити квиток?

Як використовувати електронний квиток на поїзд РЖД, якщо після покупки ви вирішили змінити дату відправлення чи місце у вагоні? Потрібно переоформлення. За послугою доведеться звернутися до квиткової каси.

На іншого пасажира чи поїздах міжнародного сполучення переоформлення не проводиться.

Якщо при покупці квитка виникли проблеми або питання, зверніться за адресою [email protected]. У повідомленні вкажіть свій логін, дату та час покупки, номер замовлення, П. І. О. пасажира. Служба підтримки працює у цілодобовому режимі.

Звітність по електронному квитку

Якщо ви здійснили поїздку за службовою потребою, то в бухгалтерії зажадають виправдувальні документи. У випадку з паперовим квитком все зрозуміло, а як звітувати, якщо було придбано електронний?

За наказом Міністерства транспорту РФ (№ 322 від 21.08.2012) контрольний купон належить до паперів суворої звітності. Тому вам достатньо відвідати особистий кабінет на сайті РЖД, розділ «Мої замовлення» та роздрукувати бланк квитка, так само, як ви робили для того, щоб сісти в поїзд. Цей документ і треба буде передати до бухгалтерії.

Тепер ви знаєте, як користуватися електронним квитком на поїзд РЗ. Погодьтеся, так набагато зручніше?

Мандрівникам, що особливо звикли літати на літаках, не завжди звичні особливості електронних квитків та електронної реєстрації на поїзд.

Електронний квиток - це квиток на поїзд, який ви купуєте через інтернет. При покупці ви вводите ПІБ та номер документа, що засвідчує вашу особу (паспорт, закордонний паспорт, свідоцтво про народження тощо). Відразу після завершення оплати за вами зарезервовано місце у поїзді, воно вже ваше. І у вас є бланк замовлення (або купон електронного квитка на бланку). Це інформаційний лист, але сісти по ньому на потяг не можна. Щоб сісти на поїзд, потрібно або пройти, або отримати посадковий купон - тобто проїзний паперовий квиток (у касах РЗ на будь-якому російському вокзалі або в терміналах там же).

Які документи необхідні для посадки на поїзд далекого прямування

Ви пройшли електронну реєстрацію та роздрукували бланк квитка з пройденою електронною реєстрацією. Провіднику ви пред'являєте паспорт (або інший документ, на який куплено квиток) і цей бланк квитка (на екрані мобільного пристрою або роздрукований на звичайному принтері на аркуші А4 - головне, щоб вважався нижній штрих-код).
Ви придбали електронний квиток, але не пройшли електронну реєстрацію. Тоді треба отримати паперовий квиток у касі чи терміналі. Провіднику ви пред'являєте паспорт (або інший документ, на який куплено квиток) та паперовий квиток на стандартному бланку РЗ.

Коли ви купуєте квиток через інтернет, біля деяких поїздів є значок a . Він показує, чи на цей поїзд є електронна реєстрація.

Після покупки та оформлення квитка ви завжди можете подивитися бланк свого замовлення та перевірити, чи пройдено реєстрацію чи це ще потрібно зробити.

Електронний залізничний квиток на дитину

Електронні квитки на дітей оформляються так само, як на дорослих. Відмінність у вартості квитка (до 5 років безкоштовний без місця, від 5 до 10 років — за дитячим тарифом) та документ, необхідний для проїзду.

Діти віком до 10 років не можуть їздити без супроводу дорослих. Квиток для них можна купити окремо, але сісти у поїзд без супроводжуючого вони не зможуть. З 10 років можна окремо.
До 14 років квиток окупається за свідоцтвом про народження, його треба пред'являти провіднику при посадці на поїзд (+ квиток). При поїздках у Росії можна пред'являти нотаріально засвідчену копію свідоцтва народження. Усі інші документи — лише оригінали.
В іншому правила аналогічні дорослим: можна окупати через інтернет, якщо є ЕР - пред'являти роздрук на А4 або квиток на мобільному пристрої + документ, якщо немає ЕР - обов'язково отримувати паперовий квиток у касі або терміналі.

Детальніше про дитячі залізничні квитки.

Електронний залізничний квиток при поїздках за кордон

У міжнародних поїздах правила загалом аналогічні, але є нюанси. По-перше, відрізняються правила дроту дітей, тварин та багажу. По-друге, завжди краще мати при собі роздрук електронного квитка з пройденою електронною реєстрацією або оформлений на бланку паперовий квиток. Тому що будь-які позаштатні ситуації під час поїздок між країнами вирішити буде набагато складніше. (І ще тому, що цього вимагають правила у деяких випадках.)

Якщо пройдено електронну реєстрацію, електронний квиток треба пред'являти:

при поїздках усередині Росії - роздрукованим на А4 або на екрані мобільного пристрою;
під час поїздок до Латвії, Литви, Естонії, України, Білорусії, Казахстану — рекомендується мати при собі роздруківку бланка замовлення;
якщо ви купуєте електронний квиток, будучи за кордоном, завжди вибирайте поїзди, на які є ЕР(отримати паперовий квиток можна лише на російському вокзалі);
при відправленні з Вільнюса обов'язково мати при собі роздрук на А4;
при посадці в поїзди «Алегро», поїзди до Ніцци, Карлових Вар, Гельсінкі, Відня та інших поїздів у дальнє зарубіжжя, на які є ЕР, — електронний квиток можна пред'являти і на екрані мобільного пристрою, і у вигляді роздруківки.

Пам'ятайте

Якщо ви отримали паперовий квиток у касі або терміналі, електронна реєстрація автоматично анулюється. Далі ви маєте справу з паперовим квитком за загальними правилами. І пред'являти потрібно саме паперовий квиток, ніяка роздруківка більше не підійде.
У квитку не повинно бути помилок. І якщо у внутрішньоросійському сполученні можна сісти в поїзд, якщо допущені друкарські помилки не більше ніж у 1 літері та 1 цифрі, то в міжнародному — помилок взагалі не повинно бути. Інакше вас не посадять у поїзд. Ні в електронному, ні в паперовому квитку помилку виправити не можна! Докладніше про помилки в залізничних квитках.
Квитки на поїзд – ні паперові, ні електронні – не можна передати іншим людям. Вони оформляються на конкретну людину та конкретний документ.

Приємних мандрівок!

Багато підприємців вже випробували зручність електронного квитка, придбати який можна не виходячи з дому чи офісу: купівля здійснюється через Інтернет, а оплата здійснюється банківською картою. Паперовий квиток у цьому випадку не оформляється, при вході у вагон або під час посадки на літак достатньо пред'явити паспорт, дані якого звіряються з даними, які містяться у списку пасажирів. Але як підприємцю обґрунтувати витрати на проїзд за відсутності паперового документа?

Сувора форма

Пункт 2 ст. 786 Цивільного кодексу РФ передбачає, що укладання договору перевезення пасажира засвідчується білетом. Форма квитка встановлюється у порядку, передбаченому транспортними статутами та кодексами. Електронні квитки мають особливу форму.

Залізничний квиток

Форми електронних проїзних залізничних документів затверджено наказом Мінтрансу Росії від 21.08.2012 № 322 "Про встановлення форм електронних проїзних документів (квитків) на залізничному транспорті", який Мін'юст Росії зареєстрував 06.11.2012. Форми електронних квитків та купонів до них диференційовані для перевезень у поїздах далекого прямування, у приміських поїздах з місцем та без місця. При покупці електронного квитка видається контрольний купон, який є фінансовим документом та підтверджує факт здійснення пасажиром поїздки.

Фрагмент документа

Згорнути Показати

Пункт 2 наказу Мінтрансу Росії від 21.08.2012 № 322

Електронний квиток та контрольний купон (витяг з автоматизованої системи управління пасажирськими перевезеннями на залізничному транспорті) на поїзд далекого прямування містять наступну обов'язкову інформацію про перевезення пасажира:

дата та час замовлення;
номер поїзда;
залізничні станції відправлення та призначення;
дата та час відправлення поїзда;
дата та час прибуття поїзда;
номер та тип вагона;
клас обслуговування (категорія поїзда – якщо застосовується);
номер місця у вагоні;
ознака купе (жіноче, чоловіче чи змішане - якщо застосовується);
відомості про пасажира - прізвище, ім'я, по батькові (зазначається за наявності), або ініціали, найменування, серія та номер документа, що засвідчує особу;
тариф (квиток, плацкарта);
підсумкова вартість перевезення (у тому числі податок на додану вартість);
форма оплати;
збори (якщо застосовуються);
дата оформлення;
найменування агентства/перевізника, який оформив квиток.

Авіаквиток

Форму електронного авіаквитка затверджено наказом Мінтрансу Росії від 08.11.2006 № 134 «Про встановлення форми електронного пасажирського квитка та багажної квитанції в цивільній авіації». При придбанні електронного авіаквитка оформляється маршрутна квитанція, яка є документом суворої звітності.

Фрагмент документа

Згорнути Показати

Підпункт 2 "а" п. 1 додатка до наказу Мінтрансу Росії від 08.11.2006 № 134 (витяг)

маршрут/квитанція електронного квитка<...>містить такі відомості про перевезення пасажира та багажу:

відомості про пасажира (для внутрішніх перевезень - прізвище, ім'я, по батькові, найменування, серія та номер документа, що засвідчує особу; для міжнародних перевезень - прізвище, інші відомості відповідно до міжнародних норм);
найменування та (або) код перевізника;
номер рейсу;
дата відправлення рейсу;
час відправлення рейсу;
найменування та (або) коди аеропортів/пунктів відправлення та призначення для кожного рейсу;
тариф;
еквівалент тарифу (якщо застосовується);
підсумкова вартість перевезення;
форма оплати;
збори (якщо застосовуються);
найменування та (або) код класу бронювання;
код статусу бронювання;
дата оформлення;
найменування агентства/перевізника, який оформив квиток;
норма безкоштовного перевезення багажу (на розсуд);
Унікальний номер електронного квитка.

Податкові наслідки

Як обґрунтувати витрати

Згідно з позицією Мінфіну Росії в обґрунтування витрат на залізничні послуги підприємці мають право використовувати контрольний купон електронного проїзного документа (витяг з автоматизованої системи управління пасажирськими перевезеннями на залізничному транспорті), отриманий в електронному вигляді по інформаційно-телекомунікаційній мережі. Про це йдеться у листі від 12.04.2013 № 03-03-07/12256. Тому, щоб підтвердити витрати на залізничні квитки, куплені Інтернетом, достатньо мати роздруки електронних документів. Оригінал не є обов'язковим. Як роз'яснили фахівці фінансового відомства, контрольний купон є документом суворої звітності та застосовується для здійснення організаціями та індивідуальними підприємцями готівкових грошових розрахунків, а також розрахунків з використанням платіжних карток без застосування ККТ (наприклад, лист Мінфіну від 26.04.2012 № 03-03-04/ 1).

Щодо витрат на електронні авіаквитки, у листі від 30.04.2013 № 03-03-07/15219 Мінфін Росії підтвердив, що витрати на переліт можна підтвердити за допомогою паперової маршрутквитанції. Однак для цього необхідно, щоб у ній були вказані всі обов'язкові реквізити, у тому числі вартість перельоту, сформована автоматизованою інформаційною системою оформлення повітряних перевезень та форма оплати. Якщо маршруті-квитанції нічого очікувати хоча б однієї з них, вона марна з погляду обгрунтування вироблених витрат. На думку фахівців фінансового відомства, до маршруту-квитанції, що є документом суворої звітності, слід додавати посадковий талон, що підтверджує переліт за вказаним в електронному квитку маршруту, а також документальне підтвердження оплати квитка. При цьому наявності касового чека не потрібно (лист Мінфіну Росії від 19.04.2013 № 03-03-07/13501).

До відома

Згорнути Показати

Дублікати посадкових талонів не видаються, тому важливо зберігати талони, отримані під час посадки в літак.

Водночас Мінфін Росії дозволяє зменшити податкову базу з єдиного податку з УСН, навіть якщо посадковий талон загублений (лист від 04.06.2010 № 03-03-06/1/384). Для цього достатньо мати непряме підтвердження витрат, наприклад, документи про направлення співробітника у відрядження, його проживання за кордоном, складені за уніфікованими формами первинної облікової документації, а також роздруківки електронного квитка або посадкового талону із зазначенням реквізитів, які дозволяють ідентифікувати проїзд (лист Мінфіну 05.02.2010 № 03-03-05/18). До інших підтверджуючих документів можуть належати накладна, архівна довідка, рахунок або рахунок-фактура, видані транспортною організацією, з відомостями про номер проїзного документа, даними пасажира, інформацією про маршрут та вартість квитка.

Як прийняти до відрахування ПДВ

При придбанні послуг з проїзду або перельоту, оформлених електронним квитком, до відрахування приймається сума податку на додану вартість, виділена окремим рядком у маршруті-квитанції електронного авіаквитка або контрольному купоні до електронного залізничного квитка (лист Мінфіну Росії від 10.01.2013 № 03-07- 11/01).

Прийняти до відрахування ПДВ можна, навіть якщо квиток оформлено іноземною мовою. Але для цього доведеться перекласти російською мовою дані, необхідні для відрахування. До них належать такі реквізити:

найменування продавця;
найменування покупця;
найменування наданих послуг;
їх вартість;
податкова ставка ПДВ;
сума ПДВ.

Інші реквізити можна не перекладати. Таке послаблення наводиться у листі Мінфіну Росії від 10.04.2013 № 03-07/11/11867.

При цьому якщо у зазначених документах суму ПДВ окремим рядком не виділено, висока ймовірність виникнення спірної ситуації з податківцями. Судові органи у цьому питанні виступають на боці платників податків.

Судова практика

Згорнути Показати

У визначенні від 28.02.2008 № 1828/08 ВАС РФ зазначає, що відсутність виділення податку на додану вартість в електронному квитку не може перешкоджати отриманню податкового відрахування.

Проте підприємцеві доцільно звернутися до транспортної компанії з проханням видати бланк суворої звітності або чек ККТ із виділеною сумою податку.

Співробітник придбаває через інтернет електронні квитки РДЖ, для підтвердження своїх витрат він надає в бухгалтерію лише електронний квиток, у якому видно, що оплата здійснювалася банківської картки. Чи можемо ми прийняти на витрати даний квиток, чи необхідно, щоб співробітник надав витяг зі своєї картки про підтвердження витрат на купівлю квитка.

Таким чином, Вам необхідно попросити співробітника, крім квитка, докласти виписку за своєю карткою.

Обґрунтування цієї позиції наведено нижче в матеріалах Системи Головбух

У бухобліку понесені витрати підтверджують первинні документи, оформлені відповідно до вимог частини 2 статті 9 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ.

Податковий кодекс РФ немає списку обов'язкових документів, якими можна підтвердити витрати на проїзд до місця відрядження і назад. Факт здійснення видатків може підтвердити будь-який документ, який:

оформлений відповідно до вимог законодавства Росії чи звичаями ділового обороту держави, де їх було зроблено;
побічно підтверджує вироблені витрати.

Слід зазначити, що за наявності документів, що підтверджують направлення співробітника у відрядження, достатньо мати один із двох документів, що підтверджують поїздку: лише роздруківку електронного квитка або посадковий талон. Такий висновок випливає з листів Мінфіну Росії від 6 березня 2012 р. № 03-04-06/3-57 , від 4 червня 2010 р. № 03-03-06/1/384 , від 21 серпня 2008 р. № 03- 03-06/1/476 та від 7 вересня 2007 р. № 03-03-06/1/649.

Непрямим підтвердженням витрат, пов'язаних із проїздом у відрядження, при оподаткуванні прибутку може бути одночасна наявність:

документів, що підтверджують направлення співробітника у відрядження (наприклад, наказ керівника);
документів, що підтверджують перебування співробітника у відрядженні (наприклад, рахунки готелів, рахунки-фактури, квитанції до прибуткового касового ордера, касові чеки, акти).

При цьому в роздруківці електронного квитка (посадковому талоні) мають бути зазначені реквізити, що дозволяють ідентифікувати проїзд співробітника у відрядження (зокрема, ініціали та прізвище пасажира, номер рейсу, маршрут, вартість квитка, дата польоту чи проїзду, номер посадкового місця). За потреби може бути зазначена й інша інформація (лист Мінфіну Росії від 9 листопада 2011 р. № 03-03-07/50).

Якщо роздруківки електронного квитка та (або) посадкового талону немає (наприклад, були втрачені співробітником), витрати на проїзд можна підтвердити архівною довідкою, виданою авіаперевізником (його представником) та завіреною його печаткою. У ній мають бути відображені всі необхідні дані, що підтверджують факт придбання квитка та його вартість (П.І.Б. співробітника, маршрут, номер рейсу, номер посадкового місця, вартість квитка, дата польоту тощо). Такий порядок встановлено у листах Мінфіну Росії від 6 червня 2012 р. № 03-03-06/4/61 , від 9 листопада 2011 р. № 03-03-07/50 , від 21 вересня 2011 р. № 03-03- 07/33 , від 22 березня 2010 р. № 03-03-06/1/168 .

Якщо електронний квиток (архівна довідка) складено іноземною мовою, для підтвердження витрат до нього має бути доданий переклад основних реквізитів російською мовою. При цьому щодо електронного авіаквитка необхідно враховувати наступне. Основні реквізити авіаквитка (місяць дати відправлення рейсу, найменування та (або) коди аеропортів/пунктів відправлення та призначення, код валюти та форма оплати) зазначені кодом на латиниці з відповідного Єдиного міжнародного кодифікатора. Перелік кодифікаторів наведено на офіційному сайті Мінтрансу Росії у рубриці «Авіація» (Документи/Мінтранс/Авіація). Якщо в електронному авіаквитку значення, позначені іноземною мовою, збігаються з найменуванням реквізитів, наведених у відповідних кодифікаторах, то для визнання витрат додаткового перекладу російською мовою не потрібно. Аналогічні роз'яснення містяться в листах ФНП Росії від 7 червня 2011 р. № ЕД-4-3/8983, від 26 квітня 2010 р. № ШС-37-3/656. В іншому випадку (у разі невідповідності реквізитів електронного авіаквитка кодифікаторам) для підтвердження витрат має бути доданий переклад основних реквізитів російською мовою.

Про порядок оформлення перекладу документів російською мовою див. Які документи потрібно оформити при поверненні співробітника з відрядження.

Увага:з метою відрахування ПДВ з електронним білетам наявність маршрут/квитанції (контрольного купона електронного проїзного документа, квитанції електронного багатоцільового документа), оформленої на затвердженому бланку суворої звітності (з виділеною сумою податку), є обов'язковим (п. і ст. 172 НК РФ).

Ніна Ковязіна,

заступник директора департаменту

освіти та кадрових ресурсів МОЗ Росії

2. Стаття:Витрати на проїзд у відрядженні можна підтвердити і без квитка

Зараз багато хто відчув зручність купівлі залізничного квитка через Інтернет. Придбати квиток можна на сайті РЖД, здійснивши оплату пластиковою карткою. І тут паперовий квиток не оформляється. При вході у вагон достатньо назвати прізвище та пред'явити паспорт, провідник звірить дані зі своїм списком – і в дорогу. Але чи такий зручний спосіб для організацій, які, наприклад, відправляють своїх працівників у відрядження? Адже може здатися, що якщо немає квитка, то не можна й підтвердити витрати на проїзд у відрядженні... Однак ця думка є помилковою.

Справа в тому, що при купівлі квитка через сайт РЖД формується спеціальна виписка з даними про пасажира та майбутню поїздку. Мінфін рекомендує роздрукувати цю інформацію на принтері та використовувати її для підтвердження витрат на проїзд у відрядженні. Фінансисти запевняють, що податківці ухвалять цей документ на підтвердження витрат, хоч він і не є бланком суворої звітності.

3. Стаття:Як переконливо обґрунтувати витрати на проїзд ваших працівників електронними квитками

Як підтвердити витрати на проїзд електронним залізничним білетом

З електронними квитками на залізничному транспорті ситуація інша: їх роздруківки бланками суворої звітності не визнаються. Тому для обліку поїздок доведеться окремо довести факт оплати. Для цього треба або обміняти електронний квиток (роздруківку) на паперовий – оформлений на БСО. Або здійснити роздрук документами, що підтверджують оплату. Це може бути:*
- Довідка про проведення транзакції, видана банком, в якому громадянинові відкрито рахунок (при купівлі квитка в Інтернеті за допомогою банківської картки);
– чеки електронних терміналів (при купівлі квитка за готівку у терміналі на вокзалі);
- касовий чек (при купівлі електронного квитка за готівку в агентстві);
- Сліпи (при розрахунках в агентстві за допомогою банківської картки).

Саме такі рекомендації наведені у листі Мінфіну Росії від 1 липня 2010 р. № 03-03-07/23.