Arkivlagring av dokumenter i listen over organisasjoner. Arkiv for næringslivet: organisering av dokumentbevaring. Hovedtyper av arkivpalett

Oppbevaring av dokumenter i OSG-arkivet er ledsaget av kontroll av bevegelsen av huden på huden. Når vi raskt finner dokumenter for forespørselen din, leverer vi originalen til kontoret ditt eller en skannet kopi gjennom det elektroniske arkivet. Du trenger ikke betale arbeidstid spivorbitniks, brukt på å søke etter dokumenter.

Oppbevaring av dokumenter i OSG-arkivene hindrer tilgang til alle uautoriserte personer. Lagre dokumenter i OSG – sikker måte lagre dokumenter i ti år.

Hva er behovet for arkivbevaring av dokumenter?

Lagring av dokumenter i Arkivet er en mulighet til å gi plass til det som er viktig for din virksomhet, samtidig som du sparer penger.

Besparelser på husleie

Oppbevaring av dokumenter på kontoret for statistikk tar opptil 20 % av kontorplassen. Ved å flytte dokumentene for oppbevaring i OSG-arkivene sparer du opptil 20 % av det leide arealet, og du kan komme deg ut av det, raskt bruke på husleie, eller leie hele denne plassen ved å rydde ut mottaksområdets feed eller arbeidsplasser for dine nye satellitter.

Sparer på å søke etter dokumenter

Oppbevaring av dokumenter i OSG-arkivet utføres med kontroll over flytting av dokumenter i alle ledd. Ved å registrere de daglige bevegelsene av dokumenter vet vi alltid hvor det er et dokument du trenger umiddelbart, og deretter leverer vi originaldokumentet til ditt kontor eller en skannet kopi gjennom e-arkiver. Du trenger ikke å bruke en time på å søke etter dokumenter og betale for arbeidstiden til sykefraværsarbeiderne som har brukt på å søke etter det nødvendige dokumentet.

Pålitelig oppbevar dokumenter og sikre data

Arkiver av OSG-dokumenter eies i henhold til GOST og internasjonale standarder før organiseringen av arkivet. Tilgang til huden Arkiver og systemer rundt boksene er strengt begrenset. Dette vil bli sikret høy rabarbra sikkerhet for dokumenter og konfidensialitet av data. Lagring av dokumenter fra det profesjonelle OSG Archives bidrar til å opprettholde viktig informasjonssikkerhet.

Foreløpig lovverk

Til tankene om lagring av dokumenter, termen for lagring av dokumenter, fullføring av arkivdokumenter, etc. er underlagt lovene i den russiske føderasjonen. Høyt kvalifiserte OSG-arkivarer vil hjelpe deg med å organisere bevaring av dokumenter i arkivene på en riktig og økonomisk måte, i samsvar med det riktige regelverket til Den russiske føderasjonen.

Hvordan organisere bevaring av dokumenter i arkivet på riktig måte?

For raskt og nøyaktig arbeid med dokumenter organiserer vi alle stadier av dokumentbehandlingen: fra pakking til arkivbokser til overføring av dokumenter til statsarkivet.

Video om lagring av dokumenter i OSG

OSG Records Management er det største arkiveringsselskapet i Russland og SND-regionene. Vi har 50 arkiver til deg, se videoen for å se hvordan vi lagrer dokumentene dine.

GOU VPO "Mordovian nasjonalt universitet oppkalt etter N.P. Ogarov"

Økonomisk fakultet

Spesialitet "Stat Kommunale myndigheter»

Robotkontroll

Kurs: «Grunnleggende om dokumenthåndtering»

Om emnet: "Lagre dokumenter: mer presist og arkivering"

Vikonala: elev 207 gruppe, s/o

Filyagina Nadiya Sergievna

Konvertert: bankkonto

Belova Yulia Oleksiivna

Saransk 2009

1. Nøyaktig oppbevaring av dokumenter

Forstå nomenklaturreferansen

I prosessen med virksomheten til selskapet, etablere, avslutte stor mengde dokumenter Etter å ha blitt brukt i operative aktiviteter for å forbedre dagens flyt, blir dokumenter sparere for retrospektiv informasjon, og behovet for dette kan oppstå igjen. verdi time, deretter.

Installer rollen som minne. Shvidky poshuk Og utvalget av slike dokumenter er bare mulig med en klar klassifisering av dem. Den enkleste klassifiseringen av dokumenter er å gruppere dem i dokumenter. Statlig standard

gir en spesiell referanse, for eksempel "Totaliteten av dokumenter og dokumenter, som består av én matvare eller aktivitet, plassert rundt omslaget." En spesiell klassifiseringsagent, som i utgangspunktet bestemmer rekkefølgen for distribusjon av dokumenter i sertifikatet, er sertifikatets nomenklatur.

Nomenklatur for sertifikater - "Systematisert overføring av navnet på sertifikater generert fra forfatteren, fra de angitte vilkårene for bevaring, registrering i rekkefølge." Ellers ser det ut til at referansenomenklaturen er den enkleste klassifiseringen som lar deg raskt skille dokumenter fra mapper (referanser) for raskt å søke etter dem når som helst.

Først av alt kommer det ned til betydningen av nomenklatur, og hovedformålet er systematisering av dokumenter. Den tjener til å smelte dokumenter etter utskrift fra myndighetene, og betyr dermed et system for lagring av dokumenter i installasjonen.

På en annen måte er skinnet til høyre inkludert før nomenklaturen, det kan inkludere lagring av dokumenter plassert før. Dokumentene som er distribuert i referansen er klassifisert etter nomenklaturen, og samtidig er de foreløpig betegnet med lagringstiden for dokumentet. Deretter, ved hjelp av tilleggsnomenklaturen av sertifikater, utføres den første fasen av undersøkelsen av verdien av dokumenter.

Nomenklaturen, som bekrefter indekseringen av sertifikatene, blir satt sammen under registreringen av dokumenter - sertifikatindeksen bak nomenklaturen er ofte inkludert i lagerregistreringsindeksen over dokumenter.

Klassifiseringsskjemaet for nomenklatur kan brukes som et wikiristan-skjema som et skjema for den daglige utviklingsfilen på wiki-dokumenter. Sertifikatenes nomenklatur er beskrevet i stedet for å beskrive hvordan dokumentet sendes inn ved levering til arkivet, installer sertifikatet ved å bruke vilkårene for å spare inntil 10 år inklusive.

Nomenklaturen er grunnlaget for bretting av beskrivelser på grunnlag av permanent sparing og med vilkårene for å spare over 10 rubler. Nomenklaturen til høyre inneholder foreløpige betydninger for installasjonens struktur.

Nomenklaturen gjelder for hver institusjon, organisasjon, bedrift, bedrift og administrerer alle dokumenter som genereres under aktivitetsprosessen. Det er tre typer nomenklaturer: Zuckers og individuelle (nomenklaturen for juridiske organisasjoner, firmaer, bedrifter, bedrifter); fargerikt og typisk.

Når nomenklaturen av referanser begynner å utvikle seg, er det nødvendig å kjenne til implikasjonene av dem, som er representert av normative og metodiske dokumenter.

For overskriftene til sertifikater beregnet for gruppering av dokumenter av samme type, er dokumenttypen angitt i mangfold.

I overskriften spesifiserer oppføringen hvor du skal dra og hvilken mat du skal spise. Dersom oppføringen gjennomføres med én korrespondent, oppgis hans navn osv.

I praksis må en arbeidsorganisasjon ofte manuelt gruppere dokumentene til flere forfattere og korrespondenter i hele territoriet (region, region, distrikt), fordi Bladingen med huden på dem er ganske liten og bladingen med huden er utilstrekkelig gruppert rundt høyre. Tobto. Gruppering utføres etter geografisk fortegn.

Reguleringsdokumenter og metodologisk materiale for utvikling av nomenklaturer for sertifikater anbefales først å inkludere dokumenter som inkluderer organisasjons- og prosedyredokumenter fra direktiver og andre organer, og deretter referere til organisasjonsdokumentasjonen som skal sendes til informasjonen som er etablert som helhet (vedtekter, forskrifter). ) eller strukturell underseksjon (hvordan nomenklaturen er dannet referanse) poddrozdili). Deretter vil navnene på dokumentene utvides fra de organisatoriske og prosedyredokumentene til selve etableringen (straff, ordre, beslutninger fra kollegiale organer). Denne gruppen av dokumenter følges av henvendelser med planlagte og viktige dokumenter (ukentlig, etterfulgt av kvartals- og månedsdokumenter) og liste.

Dannende referanse

Dokumenter fra publiseringstidspunktet oppbevares av redaktøren, for dette formål oppretter de spesielle mapper med inskripsjoner som "På kontoret", "Terminovo", "For styret", "For utsendelse", "For forfallsdato" , "For signatur" osv. P. På hver side må du skrive inn kallenavnet til Viconavian og telefonnummeret ditt. Etter endt arbeidsdag tas mapper fra safen, skapet eller bordet. Bevaring av dokumenter på denne måten fra Vikonavian vil hjelpe deg raskt å kjenne til enhver terminologi og sykdom nødvendig dokument og overfør den til en annen spivorbitnik.

Etter fullført arbeid med dokumentet, overføres VIN til posisjonen til høyre. Utdelingen av dokumenter utføres av sekretæren eller de ansvarlige for dette arbeidet i strukturelle enheter systematisk, i henhold til gjeldende skjebne. I små bedrifter utføres dannelse og oppbevaring av attester sentralt, det vil si i sekretariatet. Wikoniske dokumenter som inneholder et notat om Wikonny arkiveres samme dag frem til slutten av arbeidsdagen. Suvore Vikonannya Tsyogo vanskelig regel deaktivere tap av dokumenter og sikre deres sikkerhet.

Alle dokumenter akkumuleres i installasjonen, selskapet akkumuleres uten en person, og slik at de enkelt kan få tilgang til og raskt finne nødvendig informasjon, blir dokumentene etter redigering gruppert i katalogen, deretter. hem den inne i mappen.

Rutinedokumenter, papirarbeid og de viktigste interne dokumentene dannes og oppbevares på kontoret og sekretariatet på kontoret.

Formingen begynner med en gang. Derfor, på huden er navngitt i nomenklaturen til høyre til cob, er det mulig å opprette en mappe. Dette kan enten være en shvidkozshivach-mappe eller en registrar-mappe.

Navnet på virksomheten og selskapet er angitt på skin-taggen. Som installasjonen kan være offisielt kjent, er det tidligere navngitt, det er bedre å leve det. På depotet kan dokumenter signeres og overføres til en ny nomenklatur. Når det er dokumenter som ikke er overført til nomenklaturen, opprettes et eget til høyre, og navnet legges til nomenklaturen til høyre under reservenummeret.

Anskaffelse av dokumenter fra organisasjonen kan bare utføres av myndighetene i statens skattetilsyn, etterforskning, forundersøkelse, påtalemyndighet og domstolene på grunnlag av avgjørelsen fra disse organene, fra alvorlige straffesaker Den russiske føderasjonen.

Plikt for dokumenter skal utføres i nærvær byfolk etablere, organisasjoner, foretak, firmaer der opplæringen gjennomføres og er utarbeidet i en protokoll, hvorav en kopi overleveres til underskrift til organisasjonens endelige domstol. Ved mottak av dokumenter kan det dannes en spesiell beskrivelse som viser plasseringen av de mottatte dokumentene.

Lagrer informasjon

Sjekk med virksomhetene fra øyeblikket av inkludering av det første dokumentet foran dem. Luktene dannes fra strukturelle enheter og lagres fra disse til de overføres til installasjonsarkivet. U lite firma Notatene oppbevares av sekretæren. Dokumenter må plasseres i skap, safer eller (vannarkivskap som er låst, noe som vil sikre deres besparelser og beskyttelse mot sager og lys).

Dokumentene som allerede er inkludert til høyre kan senere bli nødvendig for selskapets representant. I disse tilfellene kan stanken trekkes ut fra behandleren, som er mer ansvarlig for å danne og bevare rettighetene, og i stedet legges det et beskyttende ark, som er utpekt: ​​hvis, til hvem dokumentet har blitt sett for hvilken begrep.

Hvis du trenger å se det på høyre side, fylles et beskytterkort ut, som angir nummeret på det utstedte dokumentet, utstedelsesdatoen, hvem det ble vist til på høyre side, for hvilken periode, signaturer i den tilbaketrukne og mottatt etter å ha snudd dokumentene. Skytskortet er plassert ved huset til den berømte herskeren. Bak et slikt system er det umiddelbart klart hvilke problemer som sees og hos hvem luktene oppstår.

Etter gjennomføring av forretningssaken er det ikke tillatt å utlevere andre dokumenter fra attesten til legene. For konsum på timen kan kistuvannya sees til høyre i sin helhet.

Utstedelse av sertifikater til andre organisasjoner er kun tillatt av organisasjonens tjenestemann. Innhenting av dokumenter og sertifikater ved hjelp av kompetente myndigheter kan bare gjøres på kontoret til brevordren til disse myndighetene og med tillatelse fra den obligatoriske registreringen av handlingen ved mottak av originalen og innlevering på rett sted for verifisert kopiere.

4.3.1.1. Kontinuerlig lagring av dokumenter kan gjøres i mørket. Alle typer arbeid med skyldige dokumenter utføres på de samme teknologisk nødvendige avklaringsnivåene.

4.3.1.2. Dekorasjoner i schovistas kan være naturlige eller stykke-laget.

4.3.1.3. Naturlig avklaring i synovialområdene er tillatt med lyst lys for oppvask av lyse diffusorer, lysstrømsregulatorer, tørre filtre, gardiner, persienner, glassfabrikasjon. For å beskytte dokumenter, lagre dem i paletter, mapper, esker, skap, på lukkede stativer, papiromslag, etc.

4.3.1.4. For individuell belysning, plasser stekelamper i lukkede lampeskjermer med glatt overflate. Det er tillatt å fryse lysrør med redusert ultrafiolett spektrum, slik som LB, LHB, LTB.

4.3.1.5. Belysningsnivået i området for det synlige spekteret bør ikke være for høyt: på en vertikal overflate av et stativ i en høyde på 1 m under overflaten – 20 – 50 lux (lux), på arbeidsbord – 100 lux (lux) .

4.3.2. Temperatur og klimaforhold

4.3.2.1. På plassene til kondylene, utstyrt med klimaanlegg, kan et optimalt temperatur- og fuktighetsregime opprettholdes, som oppfyller spesifikasjonene til dokumenttypene: for papirdokumenter - temperatur 17 - 19 grader. W, luftfuktighetsinnholdet er 50 - 55%; for spunnet materiale - svart og hvitt (15 grader C og 40 - 55%) og farget (2 - 5 grader C og 40 - 55%); for dokumenter på magnetstrimler og diskstasjoner - 15 - 20 grader. Fra det 50 - 65%.

4.3.2.2. Plutselige endringer i temperatur og fuktighet i kondylene er ikke tillatt. I områder med uregulert klima må det tas tilnærminger for å optimalisere klimakontrollen basert på rasjonell forbrenning og ventilasjon av områder, ved bruk av ulike metoder for avfukting eller dehydrering. Ved alvorlig stabil hevelse av kammervannet oppnås opptil 80 - 90% av de obligatoriske forholdene gjennom normalisering av klimatiske forhold (intensiv ventilasjon, uttørking av sener, eliminering av årsakene til nya vologosti).

4.3.2.3. Temperatur- og klimaregimet i kondylene kontrolleres ved regelmessig justering av luftparametrene: i områder som må luftkondisjoneres - en gang per uke, i områder med et uregulert klima - to ganger per uke, hvis regimet brytes Nya - shodnya .

4.3.2.4. Kontroll- og vibrasjonsutstyr (termometri, psykrometer, hygrometer) er plassert ved hodegangen på stativer, langt fra brenn- og ventilasjonsanleggene. Visninger av enheter registreres i registreringsloggen.

4.3.3. Sanitær og hygienisk regime

4.3.3.1. Det er arkivets ansvar å holdes rent, på et rent sted som hindrer muligheten for mugg, klumper, gnagere og sager.

4.3.3.2. I områdene til kondylene sikres fri luftsirkulasjon, som inkluderer opprettelse av uventilerte områder som er utrygge av sanitære og biologiske årsaker.

4.3.3.3. Vinduer som åpner i den varme årstiden, samt ventilasjonsåpninger i vegger, tak, tak og utvendige åpninger av ventilasjonsanlegg bør beskyttes med masker med en senterdiameter på ikke mer enn 0,5 mm.

4.3.3.4. På stedene til nodene, overløpet av øvre odyaz, våt og brutish vzuttya, sparing og vikoristannya grub produkter kylling

4.3.3.5. Det er nødvendig å gjennomføre systematisk renhold av nærområdet. Minst en gang om dagen utføres snøfjerning av hyller, garderober og konserveringsmetoder; Undergulv, fotlister, vinduer, kjellerdeler av hyller behandles med vannbaserte antiseptika (2 % formaldehyd, 5 % katamin AB, etc.).

4.3.3.6. I begynnelsen av sesongen og etter slutten av brenningssesongen, quiltes dokumenter (vibrasjoner) og plasseringen av senene for umiddelbar oppdagelse av koma og blomstrende sopp.

Dersom biologiske patogener blir identifisert, vil de bli utsatt for en periode før desinfeksjon og desinseksjon av arkiv, sanitær og epidemiologisk stasjon eller karantenetjeneste.

4.3.3.7. I løpet av innsamlingstimen eller sanitærrengjøring vil vann og antiseptiske forsyninger ikke bli kastet bort på dokumenter.

4.3.4. Sikkerhetsmodus

4.3.4.1. Sikkerhetsmodusen sikres ved å velge å avinstallere arkivet i fremtiden, med tekniske midler beskyttelse, organisering av et sikkerhetssystem, alarmsystem, prosedyrer for adgangskontroll, rekkefølge på tilgang til lagerområdet, forsegling av området. De ytre dørene til arkivet og skurene til den skyldige moren er metallforet og låst. Metallgitter er installert på det tilgjengelige anropsvinduet, som lukker ulike deler. Arkivlokalene har trygghetsalarm i arbeidsfri tid lokalene er plombert. Samlingene truer i arbeidstiden, men er låst. Retten til tilgang til krisesenteret gis til lederen av vaktene på dette krisesenteret, og i andre tilfeller - til andre personer under deres eskorte. Overføring av dokumenter fra arkivet skjer kun etter spesielle tillatelser i fastsatt rekkefølge.

4.3.4.2. Sikkerhetsregimet utvides også til lokalene, hvor arkivdokumenter og materielle eiendeler til arkivet (lesesal, utstillingshaller, laboratorier osv.) blir bevart.

Organisasjonen, som en levende organisme, samhandler konstant med omverdenen og støtter en rekke interne prosesser: den arrangerer kontrakter med motparter, aksepterer eller selger varer og tjenester, fjerner ulike betalinger, og før eller siden vil lokale forskrifter bli bekreftet.

Registrer deg hos din anonyme dokumenter, de fleste av dem bruker for mye tid tidlig på den aktuelle relevansen og forsvinner til arkivet. Hver organisasjon følger den gjeldende policyen for dokumenthåndtering, etter de siste anbefalingene som vellykket oversettes til praksis og støttes av juridiske normer, noe som gir maksimal optimalisering av arkivdokumenter og unikhet. mulige problemer i fremtiden.

Hele dokumentasjonen som akkumuleres av organisasjonen i prosessen med sine aktiviteter og fremmer sparing, er delt inn i flere kategorier:

• installasjonsdokumenter - det juridiske grunnlaget for etableringen av organisasjonen er dens grunnleggende juridiske egenskaper;
• administrative dokumenter– være av tvingende eller informativ karakter, formalisert i navnet til en betydelig myndighet;
• dokumenter fra et spesiallager- forsegle alle mulige beholdere som kan komme i konflikt mellom arbeideren og arbeidsgiveren;
• regnskaps informasjon- Inkluderer de primære dokumentene som gjenspeiler den nåværende organiseringen av kjøp og salg av varer og tjenester;
• spesialisert dokumentasjon- Internt forskrifterå regulere hovedaspektene ved organisasjonens aktiviteter og sikre bekvemmeligheten til arbeidet og strukturelle enheter.

I en bredere forstand kan alle dokumenter i en organisasjon deles inn i to grupper: dokumentasjon, virksomhet som er fullført, og papirer som fortsatt tar del i enhver pågående forretningsprosess. En av hovedoppgavene til arkivansvarlig er kompetent distribusjon av relevante dokumenter blant de relevante partene og deres rettidige tilleggskunnskap om den ferdige dokumentasjonen.

Forberedelse før overføring og fordeler før sparing

For maksimal strukturering av ordrene, juridisk enhet dokumenter, opprettes en spesiell nomenklatur, der navnene på alle sertifikater og de angitte vilkårene for lagring av dem vises. Dokumentene til høyre er gruppert etter typer og delt inn i separate mapper.

Klausul 3.4. Grunnleggende regler for arbeidet med organisasjoners arkiver, rost i 2002. Og det som kan være av anbefalende karakter, er formen til nomenklaturen av referanser presentert i form av en tabell, som inkluderer følgende felt:

• Indeksreferanse, som består av den digitale koden til konstruksjonsdelen og serienummeret til referansen;
• sjekk tittelen, som passer inn i en tilsynelatende kort og presis prosess, som kan nås uten behov for kompliserte foldestrukturer og innledende ord;
• felt antall lagrede enheter viser antall volumer og deler på lageret samtidig og ser ut til å være fylt med skjebne;
• Grevens opphold er å ta hevn notater, Hva er problemet med de vibrerende transaksjonene - boliglån, flyttet osv.

Arkiv er organisert i henhold til den etablerte nomenklaturen, referert til som begrepet, lagret i form av lagerdokumentasjon. Etableringsdokumentene er således bevart gjennom hele denne perioden som juridisk person, og ved avvikling overføres de til det statlige eller kommunale arkivet.

Chastina regnskaps informasjon Det åpner også for linjeløs lagring, samt for første dokumentasjon av avgrensningsvilkår. 5 steiner. Finn passende periode for arkivering av overføringer for personaldokumenter – for eksempel informasjon om størrelsen lønn redde din skyld 75 steiner, det er etablert samme linjer for arbeidskontrakter og spesialkort for ansatte.

Regulatoriske handlinger og overholdelse

På føderalt nivå hellige prinsipper Organiseringen av arkivarkiver er regulert av lov nr. 125-FZ datert 22. oktober 2004, i tillegg til de bestemmelser som er bindende for alle virksomheter som krever permanent dokumenthåndtering.

I tillegg til de juridiske normene for vedlikehold av arkiver, formidler loven også ansvaret til lokale tjenestemenn og organisasjoner for å tillate skade på denne plenen. Boten overstiger ikke denne tiden 500 gni gjentatt eller hyppig tvangsplikt inntil dokumentasjon er bevart kan imidlertid føre til en betydelig alvorlig belastning – opptil 300 000 gni..

Reglene for arkivering av regnskapsdokumenter er tildelt USSRs finansdepartement, godkjent tilbake i 1983. og fortsatt være relevant. En omfattende overføring av dokumenter som har blitt formalisert gjennom hele stiftelsen av organisasjonen i rekkefølge etter vilkårene for deres bevaring, representasjoner fra ordenen til Russlands kulturdepartement datert 25.08.2010 nr. 558. Informasjonen i reglene for drift av arkiver for organisasjoner inneholder en rapport som inneholder anbefalinger som dekker alle aspekter ved slike aktiviteter.

Tilgang til dokumenter og linjer med deres data

De dannede dataene vil bli flyttet til arkivene etter 3 år fra fullføringen av visse myndighetsprosesser. Prosedyre for lagring og typer dokumenter fastsettes i henhold til godkjent internt regelverk på grunnlag av forskrifter og anbefalinger.

For intern rapportering skilles trivialiteten i arbeid med arkivdokumenter 30 dager, med unntak av søknad fra en rekonvalesent helsearbeider, for lagring av attester, kan tilsettinger forlenges med ytterligere en måned.

Pokrokovs instruksjoner for arkivering og arkivering

Prosedyren for registrering og overføring av sparebevis kan deles inn i antall hovedstadier:

Vær oppmerksom på at dokumenter som skal lagres må sendes til arkivet. ikke mindre enn 10 steiner. Dokumentasjonsvedtak kan holdes fra avdelinger og overføres til et redusert nivå, noe som til slutt vil resultere i juridiske termer.

Utstyr til arkivet og undersøkelse av egenskapen til stedet

Prosedyren for vedlikehold av dokumentasjon er tydelig beskrevet i hovedreglene. Hovedprinsippet når man utstyrer et arkiv på grensene til en organisasjon er vikoristanya eller plassering for deres behov.

I dette tilfellet er bruk av sporer som forblir nær kanten av den gamle planten, så vel som rå og uforbrente, ikke tillatt. Området ekspanderer og beliggenheten er at noen har felles matservering og lager av grusvarer, og noen lager med brannsikre og aggressive varer.

Den innvendige rengjøringen av arkivdepotet utføres på en slik måte at det sikres maksimal bevaring av dokumentasjonen som finnes i den. Hvem trenger du ekstra omsorg for? meningsutveksling:

• Arkivstedet kan være beskyttet mot flom, overholde brannsikkerhetsstandarder og ha et produktivt ventilasjonssystem;
• alle elektriske ledninger og stikkontakter er isolert så mye som mulig;
• Møblerte lokaler kan være laget av ikke-brennbare og ikke-aggressive materialer;
• Det er ikke tillatt å legge vann- og avløpsrør gjennom skjøten.

Resten av avgjørelsen om tildeling av behov til arkivet tas av en rekke spesialiserte tjenester med kompetanse. I dette tilfellet er brannsikkerheten til lokalene og de sanitære forholdene sikret. Det kreves en hudundersøkelse for å gjennomføres Handling, som bekrefter resultatene av implementeringen.

Egenskaper ved dokumenter og organisering av arbeidet

Grunnlaget for driften av arkivet er formalisering av arkivet og instrukser for vedlikehold av arkivet til organisasjonen. På baksiden av et slikt dokument er det et sikkerhetsdokument som bekrefter arkivarens forpliktelser og bekrefter sikkerheten og fullstendigheten til dokumentene som er betrodd ham.

Arkiv i en organisasjon kan lokaliseres enten som en selvstendig strukturell enhet eller som en del av den administrative tjenesten. Uavhengig av formell autoritet, er hovedmetoden for dens funksjon forming, og sikrer integriteten til organisasjonens arkivdata.

Dette oppnås gjennom den systematiske aktiviteten til arkivaren ved å opprettholde en nomenklatur av referanser, akseptere korrekt formaterte bind, og deres systematisering, etc. I tillegg inkluderer forpliktelsene til de militære arkivene gjeldende og ekstern levering av forespurte dokumenter, samt deltakelse i prosessen med å redusere dokumentasjon med en lagringslinje, som har gått.

Kontrollprosedyre

I tillegg til internt regelverk er arbeidet i arkivet regulert av lover, som også omfatter kontroll med arkivvirksomhet i organisasjonen.

I henhold til lov nr. 125-FZ er kontroll over den fortsatte prosedyren for lagring av dokumenter på plass spesielle organer på føderalt nivå og nivået til fagene i Den russiske føderasjonen. Denne funksjonen bestemmes i praksis av Skattetilsynet og Pensjonsfond som de viktigste eksterne journalførerne av organisasjonens dokumentasjon. Den samme loven utvider straffenivået til kriminalitet for brudd på loven om arkivrettigheter.

En oversikt over automatiseringsprogrammer for forretningsprosessen i virksomheten nedenfor.

Design av elektroniske neser

I lys av altomfattende høyteknologier er «klassisk» bærbar informasjon – papir og lignende – fullstendig, men ikke korrekt, erstattet av elektronisk. I forbindelse med dette arkiverer spivorbitnik tidlig og sen vinernæring: Hvordan kan jeg godta slike dokumenter før jeg lagrer dem? Svaret på denne er enkelt: det ser ut som stanken var i den helt fra begynnelsen.

Dersom for eksempel fakturaer fra utenlandsk posteier skal være på skjemaet elektronisk dokument, sertifisert med en digital signatur, og lagre deretter sporet i datamaskinens minne - det er helt trygt og det er ikke nødvendig å sertifisere noe. Slik dokumentasjon føres før nomenklaturen av sertifikater ved de offisielle stasjonene med forskrift installert sikt sparing.

Arkiveringsvirksomhet i organisasjonen – sammenleggbar og trinnvis prosess Det som er viktig for deltakerne er den nøye planleggingen og økningen i antall og anbefalinger. Dokumentbevaringssystemet ble tydelig designet ikke bare for å demonstrere det fordelaktige og produktive arbeidet til avdelingene, men også for å demonstrere potensialet til organisasjonen som en effektiv statlig enhet.

Detaljerte instruksjoner for overføring av dokumenter til arkivet er presentert i videoen.

Føderal lov datert 22. oktober 2004 N 125-FZ "On Archival Law in the Russian Federation" organisasjoner er pålagt å sikre sikkerheten til arkivdokumenter, inkludert dokumenter i et spesielt lager, strenger og x lagring, installasjon føderale lover, andre regulatoriske rettsakter fra den russiske føderasjonen, og overføring av dokumenter sendt til del 3 i artikkel 6 og del 1 og 1.1 i artikkel 23 i denne loven.

Før du overfører dokumenter, vennligst:

1) overføringer av standard arkivdokumenter fra utpekte vilkår, deres bevaring og instruksjoner for lagring av disse overføringene, som er godkjent av en re-etablert føderal myndighet vikonisk hersker innen arkivopptegnelser og virksomhet (nin – Rosaarchiv, tidligere – Russlands kulturdepartement):

- overføring av standard administrative arkivdokumenter som er etablert i prosessen med virksomheten til statlige organer og myndigheter miscevogo selvregi og organisasjonen, fra de angitte vilkårene, deres bevaring, f.eks. Etter ordre fra Rosaarchiv datert 20. desember 2019 N 236 (til 18. februar 2020 - Perelik, godkjent etter ordre fra det russiske kulturdepartementet datert 25. august 2010 N 558);

- overføring av standard arkivdokumenter som er opprettet av vitenskapelige, tekniske og industrielle aktiviteter til organisasjoner, fra de angitte vilkårene for bevaring, f.eks. Ordre fra Ukrainas kulturdepartement datert 31. juli 2007 N 1182.

Så vidunderlig. Instruksjoner for overføring av standard administrative arkivdokumenter som er opprettet i prosessen med aktiviteter til statlige organer, lokale selvstyreorganer og organisasjoner, fra de utpekte vilkårene Saving them, please. Etter ordre fra Rosarkhiv datert 20. desember 2019 N 237.

I tillegg, for å definere vilkårene for lagring av styringsdokumenter for 80-tallet - første halvdel av 90-tallet av XX-tallet, samt spesifikk (galouze) dokumentasjon, en overføring av standarddokumenter, godkjent. Golovarkhiv SRSR 15.08.1988.

2) godkjent av føderale myndigheter suveren makt, annet suverene organer Den russiske føderasjonen overføringer av dokumenter som er godkjent i aktivitetsprosessen, og i aktivitetsprosessen til deres underordnede organisasjoner, fra de angitte vilkårene blir de lagret Nya. Disse overføringene av dokumenter bekreftes av været med Rosaarchiv;

3) overføring av dokumenter som er godkjent i aktivitetsprosessen til kredittinstitusjoner, fra de angitte vilkårene de er bevart og instruksjoner for godkjenning bekreftes av den føderale myndigheten i ikonisk eierskap innen arkivdokumenter og virksomhet sammen med banken av Russland.

Til aksjeselskaper Vilkårene for lagring av dokumentene deres bestemmes av forskrift om prosedyre for lagring av dokumenter fra aksjeselskaper, godkjent. Resolusjon fra Russlands føderale kommisjon for forebygging av kriminalitet datert 16. juli 2003 N 03-33/ps.

U informasjon før video Begrepet for å lagre det bredeste spekteret av dokumenter i organisasjoner har blitt introdusert, etablert av Perelik for standard administrative arkivdokumenter, f.eks. Ved ordre fra Rosarkhiv datert 20. desember 2019 N 236, samt vilkårene for lagring av dokumenter som ikke har nådd referansepunktet og etablert av føderale lover og andre regulatoriske rettsakter i Den russiske føderasjonen.